Cuando, donde y que

Cuándo
En el noreste y medio oeste de Estados Unidos, el verano es la época del año más popular para las reuniones, y la razón principal es el clima. Si quieres dejar la posibilidad de realizar picnics y otras actividades al aire libre. eventos en la reunión, luego elija junio, julio o agosto. Si se encuentra en los estados del sur, es posible que Prefiera los meses que no sean de verano para evitar el calor extremo. El Fin de Semana de Acción de Gracias también es popular, ya que coincide con viajes de regreso a casa para muchos exalumnos.

Al seleccionar una fecha para la reunión, deberá sopesar la conveniencia de un fin de semana festivo (las personas puede que ya esté planeando un viaje a casa) frente a los costos inflados de la temporada alta de un hotel. Fines de semana festivos También tienden a reservarse con antelación (lugar, entretenimiento, alojamiento, vuelos), así que si decides El Día de Acción de Gracias es el momento adecuado para ti, ¡prepárate para reservar con anticipación! Normalmente se programa una reunión el sábado por la noche.

Dónde
Si elige un lugar popular durante un fin de semana festivo, deberá reservar su lugar con al menos 12 meses con antelación. Entonces, el lugar donde se realice la reunión puede depender de lo que esté disponible. ¿Pero qué lugar quieres? En nuestra opinión, los hoteles son el camino a seguir. Le brindan apoyo y suministros que de otro modo serían tu responsabilidad. ¿Necesitas un micrófono? ¡Ningún problema! ¿Necesita un caballete para su cartel de registro? ¡Lo tienen! Han hecho esto antes y tienen la experiencia que a ti te falta. Nuestra siguiente elección sería un restaurante, pero asegúrese de tener suficiente espacio para un área de registro antes de comprometerse.

Si decides elegir un caminos menos transitados (una galería o museo, por ejemplo), haga un presupuesto acorde y asegúrese de haber pensado a través de la siguiente lista antes de firmar en la línea de puntos: catering, camareros y bartenders, mesas, sillas, alquiler de ropa de cama y vajilla, licencia de licor, equipo audiovisual, pantalla para la presentación de diapositivas, registro mesas, pista de baile, artículos de baño y seguro de responsabilidad civil. Puedes aprender mucho sobre un lugar visitando mientras hay un evento en curso, así que tómate el tiempo para ver un evento en vivo si puedes. Cuando revisas una posible lugar, camine por él lentamente. Imagínese cómo dividirá el espacio para recepción, registro, comedor y baile. Habla sobre cómo decorar las paredes, colgar una pancarta y el equipo que podrías necesitar: proyector, pantalla, micrófono, podio, caballetes, tableros de anuncios y mesas de registro.

Elija un menú intermedio cuando mire los precios. Pídale al hotel que le proporcione una tarifa por persona que incluya barra de efectivo y una tarifa por persona sin ella. Conoce los detalles de la opción de barra de efectivo. ¿Cómo se manejan? ¿Requisitos alimentarios especiales para personas con alergias o requisitos dietéticos especiales? Una vez que hayas hecho tu lugar selección, intente negociar el mejor precio que pueda. Si eres flexible con tus fechas, comprueba si hay un ambiente tranquilo. tiempo para ellos que reducirá los costos significativamente. Sin embargo, tenga en cuenta que la prioridad es conseguir un buen Asistió a la reunión, así que proporcióneles fechas que ya haya determinado que funcionarán para la mayoría de la clase. Posicione su reunión como un evento sin fines de lucro y podrá obtener una tarifa favorable. Verifica qué ventajas vienen incluidas (Si es un hotel, puede recibir una suite de cortesía por la noche, lo cual es muy útil). Descubra el política de cancelación, seguro de responsabilidad civil, costos ocultos, implicaciones de horas extras, etc. Si la reunión es en un hotel, Acérquese al hotel para concertar una tarifa de alojamiento especial para participantes fuera de la ciudad. Si el lugar no es un hotel, elija uno cercano. Informe a los antiguos alumnos sobre la oferta especial y los plazos de reserva que puedan existir.

Qué
Al analizar el tipo de ambiente que desea para su reunión, no piense sólo en términos de decoración. Muchos elementos contribuyen al ambiente general de la noche.

• Tema
  Al establecer el tono de su reunión, no es necesario planificar un tema. ¡Tu evento viene con un tema incorporado! Ayude a sus compañeros de clase a recordar sus días escolares al incluyendo recuerdos del año de graduación, así como personajes de esa época en las decoraciones.


• Código de vestimenta
  Una opción popular es lo casual-chic, que es más o menos lo que buscas sus compañeros de clase usarían cuando salieran a cenar con amigos.


• Entretenimiento
  Reserva tu banda o DJ tan pronto como hayas confirmado la fecha de tu reunión. Véalos actuar antes de firmar un acuerdo o contrato. Si está trabajando con un muy pequeño presupuesto, considere pedirle a un miembro de la familia que actúe como DJ. Le sugerimos que utilice el sitio web para solicitar solicitudes de música. de compañeros de clase. Algunos comités alquilan máquinas de karaoke, pero no confíes en ellas como única fuente de música.


• Comer y sentarse
  El buffet es, con diferencia, la opción más inteligente para la mayoría de las reuniones. Aparte de ahorros significativos, brinda a las personas la oportunidad de socializar durante la comida. Los asientos preestablecidos se mantienen la sala está estática y limita las conexiones de cada persona a solo otras nueve personas durante una parte significativa del tiempo. la tarde. La asignación de asientos también resulta bastante delicada y es mejor evitarla. Muchas empresas de catering y hoteles ofrecen ahora pequeñas estaciones de comida en toda la habitación, en lugar de la tradicional fila larga de comida. Esto minimiza las alineaciones y congestión en la mesa del buffet, y lo hace sentir más como un evento elegante que como un comedor de beneficencia.

Las 7 mejores ideas de exhibición

Cada clase crea algunas exhibiciones únicas para la reunión. Aquí hay algunas ideas:

1. Amplía la foto de tu clase de graduación. Puede pedirles a todos que lo firmen para obtener un verdadero recuerdo. Luego puedes copiar esa imagen y ponerla a disposición de todos o simplemente regalarla en una subasta o como premio.




2. Rinde homenaje a los compañeros de clase fallecidos creando una exhibición conmemorativa. Publicar fotografías, biografías breves y recuerdos que has coleccionado. Incluso puedes iniciar un libro tributo donde las personas puedan compartir comentarios y recuerdos, y este libro se puede presentar a la familia después del evento.




3. Publique un mapa de EE. UU., Norteamérica o del mundo que indique todas las ciudades donde residen actualmente sus compañeros de clase.




4. Muestre la mascota de la escuela, los trofeos de la escuela, etc.




5. Publica comentarios, recuerdos y fotografías enviadas por compañeros que no pudieron asistir al evento.




6. Publique el cuadro de honor de patrocinadores, enumerando todos los patrocinadores que hicieron donaciones o pagaron por espacio en publicidad.




7. Ten un collage de fotos de tus profesores que también pueda ser firmado por todos.

• Folleto del programa
  Algunos comités optan por tener folletos sencillos que detallan el orden de los eventos de la noche. Puede También enumera el menú, concursos, rifas y sorteos, categorías de premios y destinatarios, así como unas breves palabras. de bienvenida. Asegúrese de agradecer a todos los patrocinadores y donantes del programa. Esto puede ser tan simple como doblar una página. en la mitad o en unas cuantas páginas dependiendo de la cantidad de contenido y publicidad que tengas.




• Eventos de satélite
  Dependiendo de la cantidad de invitados que tenga fuera de la ciudad, puede considerar organizar eventos adicionales. El La naturaleza de los eventos depende de cuánto tiempo ha pasado desde que te graduaste. Una reunión de 10 años podría resultar beneficiosa desde un 'rompehielos' informal en un bar el viernes por la noche hasta un partido de fútbol informal o una fiesta en la piscina el Domingo. Las reuniones de 20 años a menudo incluyen un picnic familiar el sábado o un desayuno de panqueques el domingo. Muchos asistentes a la reunión Disfrute también de una ronda de golf el domingo.




• Huéspedes que vienen de fuera de la ciudad
  Si tiene los recursos, organice paquetes de bienvenida para los compañeros de clase que sean huéspedes del hotel. Asegúrate de incluya una lista de todos los compañeros de clase que se registraron. Entregue los paquetes en la recepción. Cuando la gente comprueba ¡Se les entrega el paquete!