Quand, où et quoi

Quand
Dans le nord-est et le Midwest des États-Unis, l'été est la période de l'année la plus populaire pour les réunions, et la raison principale est la météo. Si vous souhaitez laisser la possibilité de pique-niquer et autres activités en plein air événements à la réunion, choisissez ensuite juin, juillet ou août. Si vous êtes dans les États du sud, vous pourriez en fait préférez les mois hors été pour éviter la chaleur extrême. Le Week-end de Thanksgiving est également populaire, car il coïncide avec des voyages de retour pour de nombreux anciens élèves.

Lors du choix d'une date pour la réunion, vous devrez peser la commodité d'un week-end de vacances (les gens (peut-être déjà en train de planifier un voyage de retour) face aux coûts gonflés de la haute saison d'un hôtel. Week-ends fériés ont également tendance à être réservés plus tôt à l'avance (lieu, divertissement, hébergement, vols), donc si vous décidez Thanksgiving est le bon moment pour vous, préparez-vous à réserver tôt ! Une réunion est généralement prévue un samedi soir.

Où
Si vous choisissez un endroit populaire lors d'un week-end de vacances, vous devrez réserver votre lieu au moins 12 mois. à l'avance. Ainsi, le lieu des retrouvailles peut dépendre de ce qui est disponible. Mais quel endroit veux-tu ? À notre avis, les hôtels sont la voie à suivre. Ils vous fournissent un soutien et des fournitures qui autrement seraient votre responsabilité. Besoin d'un micro ? Aucun problème! Besoin d'un chevalet pour votre panneau d'immatriculation ? Ils l’ont ! Ils l’ont déjà fait et ont l’expérience qui vous manque. Notre prochain choix serait un restaurant, mais assurez-vous de disposer de suffisamment d’espace pour une zone d’inscription avant de vous engager.

Si vous décidez de choisir un sans route (une galerie ou un musée par exemple), budgétisez en conséquence et assurez-vous d'avoir pensé parcourir la liste suivante avant de signer sur la ligne pointillée : traiteur, serveurs et barmans, tables, chaises, location de linge de maison et de vaisselle, permis d'alcool, équipement audiovisuel, écran pour le diaporama, inscription tables, piste de danse, fournitures de toilette et assurance responsabilité civile. Vous pouvez en apprendre beaucoup sur un lieu en visitant pendant qu'un événement est en cours, alors prenez le temps de voir un événement en direct si vous le pouvez. Lorsque vous consultez un possible lieu, parcourez-le lentement. Imaginez comment vous diviserez l'espace pour la réception, l'inscription, la restauration et dansant. Discutez de la décoration des murs, de l'installation d'une banderole et du matériel dont vous pourriez avoir besoin : projecteur, écran, microphone, podium, chevalets, tableaux d'affichage et tables d'inscription.

Choisissez un menu intermédiaire lorsque vous regardez les prix. Demandez à l'hôtel de vous donner un tarif par personne incluant bar payant, et un tarif par personne sans cela. Découvrez les détails de l’option bar payant. Comment gèrent-ils des besoins spéciaux en matière de repas pour les personnes souffrant d'allergies ou de régimes alimentaires particuliers ? Une fois que vous avez fait votre lieu sélection, essayez de négocier le meilleur prix possible. Si vous êtes flexible avec vos dates, voyez s'il y a un calme du temps pour eux, ce qui réduira considérablement les coûts. Gardez cependant à l'esprit que la priorité est d'avoir un puits avez assisté à la réunion, alors donnez-leur des dates qui, selon vous, fonctionneront pour la majorité de la classe. Positionnez votre réunion comme un événement à but non lucratif et vous bénéficierez peut-être d'un tarif avantageux. Vérifiez quels avantages sont inclus (S'il s'agit d'un hôtel, vous pouvez recevoir une suite gratuite pour la soirée, ce qui s'avère pratique.) Découvrez les politique d'annulation, assurance responsabilité civile, frais cachés, implications pour les heures supplémentaires, etc. Si la réunion a lieu dans un hôtel, contactez l'hôtel pour organiser un tarif d'hébergement spécial pour les participants de l'extérieur de la ville. Si le lieu n'est pas un hôtel, choisissez-en un à proximité. Informez les anciens élèves de l'offre spéciale et des éventuelles dates limites de réservation.

Quoi
Lorsque vous discutez du type d'ambiance que vous souhaitez pour vos retrouvailles, ne pensez pas seulement en termes de décorations. De nombreux éléments contribuent à l’ambiance générale de la nuit.

• Thème
  Lorsque vous donnez le ton à vos retrouvailles, vous n'avez pas besoin de planifier un thème. Votre événement est livré avec un thème intégré ! Aidez vos camarades de classe à se remémorer leurs années d'école en y compris des souvenirs de l'année de remise des diplômes ainsi que des personnalités de l'actualité de cette époque dans les décorations.


• Code vestimentaire
  Un choix populaire est le style décontracté-chic, qui correspond à peu près à ce que vous recherchez. que les camarades de classe portaient lorsqu'ils sortaient dîner avec des amis.


• Divertissement
  Réservez votre groupe ou DJ dès que vous avez confirmé la date de votre réunion. Voyez-les jouer avant de signer un accord ou un contrat. Si vous travaillez avec un très petit budget, pensez à demander à un membre de votre famille de devenir DJ. Nous vous suggérons d'utiliser le site Web pour solliciter des demandes de musique des camarades de classe. Certains comités louent des machines à karaoké, mais ne comptez pas sur cela comme seule source de musique.


• Manger et s'asseoir
  Le buffet est de loin le choix le plus judicieux pour la plupart des réunions. À part une économie importante, cela donne aux gens la possibilité de se mêler pendant le repas. Places réservées à l'avance la pièce est statique et limite les connexions de chaque personne à seulement neuf autres personnes pendant une partie importante du temps. le soir. L'attribution des sièges devient également assez délicate et il vaut mieux l'éviter. De nombreux traiteurs et hôtels proposent désormais de petites stations de restauration dans toute la pièce, au lieu de la traditionnelle longue rangée de nourriture. Cela minimise les files d'attente et la congestion à la table du buffet et donne l'impression que cela ressemble plus à un événement chic qu'à une soupe populaire.

Top 7 des idées d'affichage

Chaque classe crée quelques expositions uniques pour la réunion. Voici quelques idées :

1. Agrandissez la photo de votre promotion. Vous pouvez demander à tout le monde de le signer pour un véritable souvenir. Vous pouvez ensuite copier cette image et la rendre accessible à tous ou simplement la donner lors d'une vente aux enchères ou comme prix.




2. Rendez hommage à vos camarades de classe décédés en créant une exposition commémorative. Publiez des photos, de courtes biographies et souvenirs que vous avez collectés. Vous pouvez même créer un livre d'hommage où les gens peuvent partager des commentaires et souvenirs, et ce livre peut être présenté à la famille après l'événement.




3. Publiez une carte des États-Unis, de l'Amérique du Nord ou du monde indiquant toutes les villes où résident actuellement vos camarades de classe.




4. Affichez la mascotte de l'école, les trophées de l'école, etc.




5. Publiez des commentaires, des souvenirs et des photos envoyés par des camarades de classe qui n'ont pas pu assister à l'événement.




6. Publiez le tableau d'honneur des sponsors, répertoriant tous les sponsors qui ont fait des dons ou payé pour de l'espace publicitaire.




7. Ayez un collage de photos de vos professeurs qui peut également être signé par tout le monde.

• Livret du programme
  Certains comités choisissent de disposer de simples livrets détaillant l'ordre des événements de la soirée. Tu peux répertoriez également le menu, les concours, les tombolas et les tirages au sort, les catégories de récompenses et les récipiendaires, ainsi qu'un petit mot de bienvenue. Assurez-vous de remercier tous les sponsors et donateurs du programme. Cela peut être aussi simple qu'une page pliée en deux ou quelques pages selon la quantité de contenu et de publicité dont vous disposez.




• Événements satellite
  En fonction du nombre d’invités de l’extérieur de la ville, vous pouvez envisager d’organiser des événements supplémentaires. Le la nature des événements dépend du temps écoulé depuis que vous avez obtenu votre diplôme. Des retrouvailles de 10 ans pourraient en bénéficier d'un 'Ice-Breaker' informel dans un bar le vendredi soir, et d'un match de football ou d'une fête au bord de la piscine le Dimanche. Les retrouvailles de 20 ans comprennent souvent un pique-nique familial le samedi ou un petit-déjeuner aux crêpes le dimanche. De nombreux retrouvailles profitez également d'une partie de golf le dimanche.




• Invités hors de la ville
  Si vous en avez les ressources, organisez des colis de bienvenue pour les camarades de classe qui sont invités à l'hôtel. Assurez-vous de inclure une liste de tous les camarades de classe qui s’enregistrent. Livrez les colis à la réception. Quand les gens vérifient dedans, on leur remet le colis !