PASO 1: Considere la línea de tiempo

Los períodos de tiempo mencionados aquí son para un escenario ideal. Es posible que tengas que adaptar tu cronograma al tiempo que tienes para planificar tu reunión.

12-18 meses antes de la reunión

  • Preparar sondas para el comité;

  • Iniciar un sitio web;

  • Visita la escuela: infórmales del reencuentro; obtener lista de clases, anuarios…

  • Preparar presupuesto preliminar;

  • Primera reunión del comité;

  • Abrir cuenta bancaria;

  • Envíe los correos electrónicos "Reserve la fecha"

  • Si la fecha no está fijada, ¡configure una encuesta en línea con tres opciones!

  • Recopilar perfiles e imágenes de compañeros de clase en línea (en curso hasta el evento);

  • Búsqueda de compañeros de clase faltantes (en curso hasta el evento);

  • Publica la página de Compañeros que faltan en el sitio web (y actualízala a medida que avanzas);


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8-12 meses antes de la reunión

  • Fecha final del evento (si es posible);

  • Reservar lugar;

  • Reserve un servicio de catering, si el lugar no lo proporciona

  • Determine si hay eventos informales en torno a la reunión;

  • Revisar presupuesto;

  • Finalizar el precio de las entradas;

  • Enviar mensajes de correo electrónico promocionando la reunión (en curso hasta el evento);

  • Invitar a los invitados que no pagan (profesores, entrenadores, etc.);

  • Iniciar la venta anticipada de entradas y programas de incentivos;

  • Vender o intercambiar espacio publicitario en su sitio web;

  • Reservar entretenimiento;

  • Configurar una página conmemorativa en el sitio web;

  • Si está contratando a un fotógrafo o camarógrafo, obtenga cotizaciones;

  • Planificar las festividades (premios, juegos, oradores);

  • Buscar compañeros de clase y empresas para obsequios;

  • Continuar enviando correos electrónicos difundidos generando expectación;

  • Planifique un libro de recuerdos (y solicite anuncios si los va a incluir);


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4-8 meses antes de la reunión

  • Llame por teléfono a los compañeros de clase que encontró pero que aún no han respondido;

  • Planifique decoración, centros de mesa, exhibidores, kits de registro;

  • Dibuje un diagrama detallado de la habitación y su configuración;

  • Solicite cualquier decoración impresa (pancarta, globos personalizados, etc.);

  • Pedir recuerdos (llaveros, bolígrafos, etc.);

  • Recopilar contenido para las pantallas (en curso hasta el evento);

  • Amplía las fotos que se mostrarán (fotos de la clase, profesores, etc.);

  • Organizar cualquier artículo en oferta en el sitio (camisetas, etc.);

  • Sube la temperatura para la venta de entradas;

  • Enviar invitaciones por correo electrónico;


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1-3 meses antes de la reunión

  • Montar presentación de diapositivas;

  • Montar vídeo;

  • Organizar los suministros para las etiquetas de nombre;

  • Consiga voluntarios para trabajar en el mostrador de inscripción (si es posible);

  • Si planeas tener boletos impresos, (no recomendado) envíalos;

  • Transmitir recordatorios por correo electrónico;

  • Límite para la venta final de entradas (si su lugar necesita un aviso para extras);

  • Si planea tener un folleto de programa, prepárelo ahora;


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Últimas semanas antes de la reunión

  • Preparar listas de invitados para la mesa de registro;

  • Dar el recuento de la comida final al proveedor de catering;

  • Preparar etiquetas de nombre;

  • Compilar kits de registro;

  • Preparar los carteles necesarios para el registro;

  • Disponga de una carroza para la caja de efectivo;

  • Confirmar con todos los vendedores, proveedores, donantes, etc.

  • Preparar el cronograma detallado del gran día;


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Día de la reunión

  • Decorar salas, mesas, expositores;

  • Configurar el área de registro;

  • Asegúrese de que el equipo audiovisual requerido esté configurado;

  • Revisar el procedimiento de registro con los trabajadores de registro;

  • Recoger o asegurar la entrega de kits de registro y obsequios;


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Día posterior a la reunión

  • Subir fotos de la reunión al sitio web;

  • Enviar notas de agradecimiento a todos los donantes/patrocinadores/comité;

  • Comparte tus conocimientos con otras clases de tu escuela;

  • Cerrar cuenta bancaria;


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