ÉTAPE 1 : Considérez la chronologie

Les périodes mentionnées ici correspondent à un scénario idéal. Vous devrez peut-être adapter votre calendrier au temps dont vous disposez pour planifier vos retrouvailles.

12 à 18 mois avant les retrouvailles

  • Tendez des sondes pour le comité ;

  • Démarrer un site Web ;

  • Visiter l'école : les informer des retrouvailles ; obtenir la liste des classes, les annuaires…

  • Préparer le budget préliminaire ;

  • Première réunion du comité ;

  • Ouvrir un compte bancaire ;

  • Envoyer les e-mails "Save The Date"

  • Si la date n'est pas fixée, organisez un sondage en ligne avec trois options !

  • Collecter des profils et des photos de camarades de classe en ligne (en continu jusqu'à l'événement) ;

  • Recherche de camarade de classe manquant (en cours jusqu'à l'événement) ;

  • Publier la page des camarades de classe manquants sur le site Web (et mettre à jour au fur et à mesure) ;


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8 à 12 mois avant les retrouvailles

  • Finaliser la date de l'événement (si possible) ;

  • Réserver le lieu ;

  • Réserver un traiteur, s'il n'est pas fourni par le lieu

  • Déterminez s'il y a des événements informels autour de la réunion ;

  • Réviser le budget ;

  • Finaliser la tarification des billets ;

  • Envoyer des e-mails diffusés faisant la promotion de la réunion (en continu jusqu'à l'événement) ;

  • Inviter les invités non payants (professeurs, coachs, etc.) ;

  • Démarrer la vente de billets et les programmes d'incitation pour les réservations anticipées ;

  • Vendre ou échanger des espaces publicitaires sur votre site Web ;

  • Livre des divertissements ;

  • Créer une page de mémoriaux sur le site Web ;

  • Si vous embauchez un photographe ou un vidéaste, obtenez des devis ;

  • Planifier les festivités (récompenses, jeux, intervenants) ;

  • Sollicitez vos camarades de classe et vos entreprises pour des cadeaux ;

  • Continuer à envoyer des e-mails diffusés pour créer un battage médiatique ;

  • Planifiez un livre de souvenirs (et sollicitez des annonces si vous les incluez) ;


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4 à 8 mois avant les retrouvailles

  • Téléphonez aux camarades de classe que vous avez trouvés mais qui n'ont pas encore répondu ;

  • Planifier le décor, les centres de table, les présentoirs, les kits d'inscription ;

  • Esquissez un schéma détaillé de la pièce et de sa configuration ;

  • Commandez toutes décorations imprimées (bannière, ballons personnalisés, etc.) ;

  • Commander des souvenirs (porte-clés, stylos, etc.) ;

  • Collecter le contenu pour les affichages (en continu jusqu'à l'événement) ;

  • Agrandissez les photos qui seront affichées (photo de classe, professeurs, etc.) ;

  • Organiser les éventuelles ventes d'articles sur place (t-shirts, etc.) ;

  • Faites monter la pression pour la vente de billets ;

  • Envoyer des invitations par e-mail ;


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1 à 3 mois avant les retrouvailles

  • Assembler le diaporama ;

  • Assembler la vidéo ;

  • Organiser les fournitures pour les porte-noms ;

  • Demandez à des bénévoles de travailler au bureau d'inscription (si possible) ;

  • Si vous prévoyez d'avoir des billets papier, (non recommandé) envoyez-les ;

  • Diffuser des rappels par e-mail ;

  • Heure limite pour la vente finale des billets (si votre salle a besoin d'un préavis pour les extras) ;

  • Si vous envisagez d'avoir un livret de programme, assemblez-le maintenant ;


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Dernières semaines avant les retrouvailles

  • Préparer les listes d'invités pour la table d'inscription ;

  • Donner le décompte final des repas au traiteur ;

  • Préparer les balises de nom ;

  • Compiler les kits d'inscription ;

  • Préparer les panneaux nécessaires à l'inscription ;

  • Prévoyez un char pour la caisse ;

  • Confirmer auprès de tous les vendeurs, fournisseurs, donateurs, etc.

  • Préparer le programme détaillé du grand jour ;


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Journée des retrouvailles

  • Décorez la pièce, les tables, les présentoirs ;

  • Configurer la zone d'inscription ;

  • Assurez-vous que l'équipement audiovisuel requis est configuré ;

  • Revoir la procédure d'enregistrement avec les agents d'enregistrement ;

  • Récupérer ou assurer la livraison des kits d'inscription et des cadeaux ;


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Journée post-réunion

  • Télécharger les photos de la réunion sur le site Web ;

  • Envoyer des notes de remerciement à tous les donateurs/sponsors/comités ;

  • Partagez vos connaissances avec d'autres classes de votre école ;

  • Fermer le compte bancaire ;


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