Le type de réunion que vous choisissez dépendra de votre calendrier, de votre budget et du temps ainsi que des efforts dont vous disposez pour organiser votre réunion. Vous trouverez ci-dessous 5 types de réunions à considérer.
Simple
Un pique-nique ou un BBQ dans un parc voisin ou chez un membre de la famille sont des exemples de réunions simples. C'est assez facile et peu coûteux à organiser et à accueillir. C'est une bonne option s'il s'agit de votre première réunion de famille. Ce type convient aussi aux réunions annuelles, car il n'est ni coûteux ni difficile à organiser. Vous pouvez alterner entre les maisons de différents proches ou utiliser le même parc si vous l'appréciez. Ce genre de réunion peut avoir lieu en une seule journée et ne nécessite pas de planification avancée importante ni d'avis préalable aux invités. C'est une excellente option lorsqu'il y a beaucoup d'enfants, car ils peuvent courir et jouer. Il est important d'avoir un plan de secours en cas de mauvais temps - comme un lieu ou une date différente.
Facile à organiser
Un bon dîner dans un restaurant ou un hôtel ne demande pas beaucoup d'organisation. Il suffit de trouver un restaurant dont le menu correspond aux goûts des participants et d'effectuer une réservation. Vous pouvez prévoir quelques activités divertissantes s'il y a une réception avec dîner. La réunion sera courte mais agréable. Les proches doivent être informés du nom et de l'adresse du lieu quelques semaines à l'avance. Le coût variera selon le restaurant choisi, mais vous pouvez généralement négocier un tarif par personne ou de groupe plus avantageux si vous appelez à l'avance.
En plein air
Si votre famille aime la nature, un séjour en camping en famille est une excellente expérience de rapprochement. Ces réunions ont tendance à se dérouler sur un week-end ou à s'étaler sur 2 à 3 jours. Le coût dépendra du camping choisi et des hébergements. (Vous devrez peut-être louer une caravane, une tente ou simplement apporter un sac de couchage.) Vous devez tenir compte de la météo lors de la planification d'une réunion en plein air ; l'été est généralement la meilleure période pour organiser ce type de réunion. Un séjour en camping demande de l'organisation, car il faut prendre en compte la meilleure date possible, l'emplacement et les commodités pour répondre aux souhaits de votre famille. Vous devez également tenir compte du terrain de camping et de l'équipement à réserver à l'avance, ainsi que des menus et des repas à organiser. Vous devriez prévenir les membres de votre famille plusieurs mois à l'avance, étant donné que cela se déroulera sur plusieurs jours et pourrait nécessiter que les gens prennent congé et louent du matériel de camping.
Conseil : pour rendre ce type de réunion moins coûteux, demandez à chaque famille d'apporter sa propre nourriture ou de fournir un repas chacune.
Grandes réunions
Les croisières, les parcs à thème et les vacances sont de grandes réunions qui demandent beaucoup de planification et d'organisation. Vos proches doivent être informés très à l'avance (au moins 1 an) afin de laisser à chacun suffisamment de temps pour planifier et économiser en vue de l'événement. Ce type de réunion se déroule généralement sur plusieurs jours, comme un long week-end ou pendant les vacances de Noël, lorsqu'il n'y a ni travail ni école. Les grandes réunions sont souvent coûteuses en raison des frais de déplacement, y compris les vols et les hôtels, et elles ont généralement lieu en haute saison (longs week-ends ou jours fériés), lorsque les prix sont les plus élevés.
Réunions à thème
Quel que soit le type de réunion que vous planifiez, pensez à une réunion à thème. Un thème n'est pas obligatoire, mais il peut certainement apporter beaucoup à l'ambiance. C'est un excellent moyen de susciter de l'intérêt et d'augmenter la participation en créant de l'enthousiasme. L'intégration d'un thème central facilitera la planification, car il pourra servir de base au choix du lieu, des invitations, des décorations, de la conception du site Web, de la nourriture, des activités, des jeux et plus encore. Parmi les exemples de thèmes possibles : fête d'anniversaire, cirque, histoire familiale, fiesta, fête spécifique, luau hawaïen, safari, sous la mer, anniversaire de mariage ou rodéo.
