Lo ideal es que empieces a planificar con bastante antelación, de 12 a 18 meses, al decidir la fecha de tu reunión familiar. La fecha debería quedar fijada con 1 año de anticipación, o lo antes posible. Esto te permitirá reservar el lugar y las actividades ideales y dará a tus familiares suficiente aviso para pedir tiempo libre en el trabajo o en la escuela. Incluso si no comienzas a planificar con tanta anticipación, aún puedes tener una reunión familiar exitosa, pero sí debes asegurarte de dejarte suficiente tiempo de organización para que todo quede reservado y bien coordinado.
Quieres elegir una fecha que funcione para la mayoría de las personas. Llegar a un consenso sobre una fecha y un lugar no tiene por qué ser difícil. Desafortunadamente, es casi imposible satisfacer a todos. Al crear una encuesta o sondeo en tu sitio web, podrás saber quién está disponible y cuándo. Tu encuesta o sondeo puede ofrecer de 3 a 4 opciones. Siempre hay ciertos miembros de la familia que deben estar presentes, como los abuelos y los bisabuelos, así que lo ideal sería consultar primero con ellos para ver qué les conviene más.
Si tu reunión familiar está prevista en torno a un día festivo como Acción de Gracias o el Memorial Day, es probable que tus familiares quieran convertir el fin de semana largo en una pequeña escapada, por lo que las actividades y la duración deberían planificarse en consecuencia.
La duración de una reunión familiar puede variar mucho. Puede celebrarse en una sola tarde o a lo largo de varios días. La regla general es que, cuanto más lejos tenga que viajar la gente para asistir a la reunión familiar, más debería durar. Si todos viven cerca unos de otros, un día debería ser suficiente para volver a conectar. Sin embargo, si muchos familiares viajan desde lejos para asistir, la reunión debería ser más larga para justificar los gastos de viaje y alojamiento. También probablemente querrás pasar más tiempo juntos si no se ven con mucha frecuencia. El tiempo transcurrido desde la última vez que todos se han visto también puede ayudar a determinar la duración de la reunión. Si tu familia celebra una reunión anual, entonces un día o un fin de semana es suficiente; sin embargo, si han pasado más de 10 años, se justifica una reunión más larga.
Aquí tienes algunas sugerencias de fechas que podrían funcionar para tu familia:
- Hito familiar o día especial
Boda de oro, cumpleaños de los abuelos, o cuando hay una boda, una graduación, un nacimiento o una festividad religiosa.
- Época del año
Entre junio y septiembre es la época más popular para celebrar reuniones familiares, principalmente por el buen clima, los viajes más fáciles, porque los niños no están en la escuela y porque la gente suele tomarse vacaciones en ese momento. Sin embargo, los vuelos y el alojamiento suelen ser más caros. Algunas familias pueden preferir aprovechar los pasajes aéreos y hoteles más baratos en temporada baja, pero el clima severo puede afectar tus planes.
- Festivos
Los fines de semana festivos, como el Memorial Day y el 4 de julio, son comunes para las reuniones, ya que muchos tienen libre, lo cual es bueno para los invitados que vienen de fuera de la ciudad. CONSEJO: No avises con poca anticipación si decides hacer tu reunión en un día festivo, porque mucha gente hace planes para los fines de semana largos.
- Fecha específica
Puedes establecer una fecha predeterminada en la que siempre se celebrará tu reunión familiar, por ejemplo, el segundo fin de semana de agosto. Independientemente de si se celebra todos los años o cada 5 años, todos sabrán cuándo será.