Idéalement, vous devriez vous y prendre bien à l’avance, 12 à 18 mois, au moment de choisir la date de vos retrouvailles familiales. La date devrait être arrêtée 1 an, ou le plus tôt possible à l’avance. Cela vous permet de réserver le lieu et les activités idéaux et laisse à vos proches suffisamment de temps pour prendre congé du travail ou de l’école. Même si vous ne commencez pas à planifier aussi longtemps à l’avance, vous pouvez tout de même organiser des retrouvailles réussies, mais vous devez vous assurer de vous laisser suffisamment de temps de préparation afin que tout soit réservé et bien organisé.
Vous voulez choisir une date qui convienne au plus grand nombre. Trouver un consensus sur une date et un lieu ne doit pas être difficile. Malheureusement, il est presque impossible de satisfaire tout le monde. En créant un sondage sur votre site Web, vous pourrez savoir qui est disponible et quand. Votre sondage peut proposer 3 à 4 options. Il y a toujours certains membres de la famille qui doivent être présents, comme les grands-parents et les arrière-grands-parents, donc l’idéal est de vérifier d’abord avec eux ce qui leur convient le mieux.
Si vos retrouvailles familiales sont prévues pendant un jour férié comme l’Action de grâce ou le Memorial Day, vos proches voudront probablement profiter du long week-end pour faire une petite escapade, et les activités ainsi que la durée devraient donc être planifiées en conséquence.
La durée d’une réunion familiale peut varier considérablement. Elle peut se dérouler sur un après-midi ou sur plusieurs jours. La règle générale est que plus les gens doivent voyager pour assister aux retrouvailles familiales, plus elles devraient durer longtemps. Si tout le monde habite près les uns des autres, une journée devrait suffire pour se retrouver. En revanche, si de nombreux proches doivent parcourir une longue distance, les retrouvailles devraient être plus longues afin de justifier les frais de déplacement et d’hébergement. Vous voudrez aussi probablement passer plus de temps ensemble si vous ne vous voyez pas très souvent. Le temps écoulé depuis la dernière fois que tout le monde s’est vu peut également aider à déterminer la durée des retrouvailles. Si votre famille organise des retrouvailles annuelles, une journée ou un week-end suffit ; en revanche, si cela fait plus de 10 ans, des retrouvailles plus longues s’imposent.
Voici quelques suggestions de dates qui pourraient convenir à votre famille :
- Grand événement familial ou journée spéciale
Anniversaire de noces d’or, anniversaire des grands-parents, ou lorsqu’il y a un mariage, une remise de diplôme, une naissance ou une fête religieuse.
- Période de l’année
Entre juin et septembre, c’est la période la plus populaire pour organiser des retrouvailles familiales, בעיקר en raison du beau temps, des déplacements plus faciles, du fait que les enfants ne sont pas à l’école et que les gens ont tendance à prendre des vacances à ce moment-là. Toutefois, les vols et l’hébergement ont tendance à être plus chers. Certaines familles peuvent préférer profiter de tarifs aériens et d’hôtels moins élevés en basse saison, mais un temps rigoureux peut compromettre vos plans.
- Jours fériés
Les longs week-ends de jours fériés, comme le Memorial Day et le 4 juillet, sont courants pour les retrouvailles, car beaucoup ont du temps libre, ce qui est idéal pour les invités venant de l’extérieur. CONSEIL : ne prévenez pas à la dernière minute si vous décidez d’organiser vos retrouvailles pendant un jour férié, car beaucoup de gens font des projets pour les longs week-ends.
- Date précise
Vous pouvez fixer une date prédéterminée à laquelle vos retrouvailles familiales auront toujours lieu, par exemple le deuxième week-end d’août. Qu’elles aient lieu chaque année ou tous les 5 ans, tout le monde saura quand elles auront lieu.