Ahora que has elegido la fecha, el lugar y el tipo de reunión, ha llegado el momento de invitar a tus familiares e informarles de que se está planificando una reunión.
Reserva la fecha
Tan pronto como hayas tomado la decisión final sobre la fecha de la reunión familiar, puedes enviar una tarjeta o un correo electrónico divertido e informativo de «reserva la fecha» para crear entusiasmo por la reunión. Quieres avisar a tus familiares con suficiente antelación para que sea más probable que asistan. Tu mensaje de «reserva la fecha» debe llamar la atención y solo incluir la información clave, como la fecha, el tipo de reunión y el lugar (si ya se ha decidido). Si en este momento no cuentas con muchas direcciones de correo electrónico, puedes enviar el mensaje de «reserva la fecha» por correo postal. El mensaje de «reserva la fecha» debe animar a las personas a visitar el sitio web y proporcionar detalles sobre cómo registrarse en línea. Un formulario de registro personalizado en el sitio web de tu reunión te permitirá recopilar información importante, como direcciones de correo electrónico, para que puedas enviar información, invitaciones y notificaciones totalmente en línea.
Si deseas recopilar la opinión de los miembros de la familia sobre dónde debería celebrarse la reunión y qué actividades deberían incluirse, tu mensaje de «reserva la fecha» puede explicar cómo votar en línea para formar parte del proceso de toma de decisiones. Hacer que las personas conozcan el evento con mucha antelación es una forma de maximizar la asistencia a la reunión. Incluso puedes incluir una breve nota personal para hacerles saber lo divertido que será para todos ponerse al día.
Si no has tomado muchas decisiones finales cuando envíes tu tarjeta de «reserva la fecha», una vez que se hayan tomado, deberías enviar un correo masivo anunciando más información, como el lugar y las actividades, una lista de familiares que faltan, una solicitud para registrarse en línea y crear un perfil, y puedes incluir una nota nostálgica para animar a la gente a asistir.
Invitación
Tanto si vas a celebrar una pequeña reunión en tu casa como una gran reunión familiar en Disney World, tendrás que enviar invitaciones a tus familiares, ya sea por teléfono, correo postal o correo electrónico. Enviar invitaciones por correo electrónico elimina las molestias, los costes y el esfuerzo de imprimirlas y enviarlas por correo. Independientemente de cómo invites a tus invitados, sin duda deberías animar a la gente a confirmar su asistencia en línea. Las invitaciones deberían enviarse aproximadamente entre 3 y 6 meses antes de la reunión.
El contenido de la invitación debe ser claro e incluir:
- Fecha, hora, tipo y lugar de la reunión
- Número de teléfono y dirección de la persona de contacto para cualquier duda
- Una descripción de las actividades y juegos
- Explicar cómo registrarse y confirmar asistencia en línea
- Coste por persona o por familia y lo que está incluido en la cuota de inscripción o el precio de la entrada
- Instrucciones detalladas del procedimiento de pago
- Lo que necesitas llevar a la reunión
Debes asegurarte de incluir una fecha límite para confirmar asistencia, de modo que puedas hacer reservas y continuar con la planificación. Deberías considerar ofrecer incentivos para animar a tus familiares a registrarse con antelación. También deberías mencionar si se ofrecerá un reembolso en caso necesario.
Recordatorios y seguimientos
Lo mejor de poder enviar invitaciones en línea es que, si no has recibido respuesta, puedes enviar otra como recordatorio sin el coste del franqueo. Las reuniones requieren comunicación continua. A menos que vayas a celebrar una reunión muy pequeña con solo la familia inmediata que vive cerca, una sola invitación suele ser insuficiente.
Una segunda invitación de seguimiento para quienes no respondan puede enviarse dos semanas después de la invitación inicial; sin embargo, deberías darle un nuevo diseño y una nueva línea de asunto para captar el interés de tus familiares y destacar claramente las fechas límite para confirmar asistencia y comprar entradas.
Una tercera invitación de recordatorio puede enviarse aproximadamente un mes después con una línea de asunto atractiva. Unas 6 a 8 semanas antes de tu reunión puedes enviar un correo masivo para generar aún más entusiasmo y recordar a tus familiares la fecha y el lugar, así como cualquier cambio que se haya realizado. Dos semanas antes de la reunión puedes enviar un correo breve que incluirá la previsión meteorológica, un itinerario y recordará a tus familiares si deben llevar algo, como fotos antiguas o reliquias familiares.
También puedes considerar enviar boletines informativos de forma continua, antes y después de la reunión, que pueden servir como medio para mantener el contacto, proporcionar información, actualizaciones, recordatorios y anuncios a tus familiares. Es una excelente manera de aprender más sobre los miembros de tu familia, ya que el boletín puede incluir artículos personales, fotos, cuestionarios y mucho más.
Las mejores estrategias para aumentar la asistencia a tu reunión
- Sé persistente
Debes hacer seguimiento y enviar recordatorios a tus familiares. Enviar correos masivos periódicos aumentará aún más el interés, lo que dará a la gente más motivos para asistir. También debes animar a la gente a visitar el sitio web, registrarse y crear un perfil personal, confirmar su asistencia, dar su opinión mediante encuestas y sondeos, y correr la voz entre otros miembros de la familia.
- Promociona el evento
Puedes publicar tu reunión en las redes sociales y animar a los familiares a correr la voz al resto de la familia ampliada. Puedes crear una página de Facebook para la reunión y compartir el enlace en el sitio web del evento. Algunos familiares no estarán en las redes sociales, por lo que es necesario contar con un sitio web de reunión familiar que actúe como una red social privada.
- Actualiza continuamente el sitio web
Esta es una forma de lograr que la gente siga volviendo a tu sitio web. Puedes incluir quién asistirá, los nombres de los familiares recientemente registrados, añadir fotos y vídeos, y publicar actualizaciones sobre tu reunión. Puede ser una oportunidad para que otros sigan aprendiendo sobre la historia y el legado de su familia.
- Genera entusiasmo
Menciona lo maravilloso que será conocer a nuevos familiares y ponerte al día con aquellos a quienes no has visto ni hablado en años. También puedes publicar fotos y vídeos de reuniones anteriores para mostrar lo divertidas que fueron. También puedes indicar que habrá grandes premios y galardones para los ganadores de los distintos juegos y actividades programados.
