Maintenant que vous avez choisi la date, le lieu et le type de réunion, il est temps d’inviter vos proches et de leur faire savoir qu’une réunion est en cours de préparation.
Réservez la date
Dès que vous aurez pris votre décision finale concernant la date de vos retrouvailles familiales, vous pourrez envoyer une carte ou un courriel amusant et informatif de type « réservez la date » afin de susciter l’enthousiasme autour de la réunion. Vous voulez informer vos proches de la date suffisamment à l’avance pour qu’ils soient plus susceptibles de participer. Votre message « réservez la date » doit attirer l’attention et ne contenir que les informations essentielles, comme la date, le type de réunion et le lieu (si cela a déjà été décidé). Si vous ne disposez pas encore de nombreuses adresses e-mail à ce stade, vous pouvez envoyer le message « réservez la date » par courrier postal. Le message « réservez la date » doit inciter les gens à visiter le site web et fournir des détails sur la manière de s’inscrire en ligne. Un formulaire d’inscription personnalisé sur le site web de vos retrouvailles vous permettra de recueillir des informations importantes telles que les adresses e-mail afin que vous puissiez envoyer des informations, des invitations et des notifications en ligne.
Si vous souhaitez recueillir l’avis des membres de la famille sur l’endroit où la réunion devrait se tenir et les activités à inclure, votre message « réservez la date » peut expliquer comment voter en ligne pour participer au processus de décision. Informer les gens de l’événement bien à l’avance est un moyen de maximiser la participation à la réunion. Vous pouvez même ajouter une courte note personnelle pour leur faire savoir à quel point ce sera agréable pour tout le monde de se retrouver.
Si vous n’avez pas encore pris beaucoup de décisions finales au moment d’envoyer votre carte « réservez la date », une fois celles-ci arrêtées, vous devriez envoyer un courriel collectif annonçant davantage d’informations, comme le lieu et les activités, une liste des proches manquants, une demande d’inscription en ligne et de création de profil, et vous pouvez inclure une note nostalgique pour encourager les gens à venir.
Invitation
Que vous organisiez une petite réunion chez vous ou un grand rassemblement familial à Disney World, vous devrez envoyer des invitations à vos proches, que ce soit par téléphone, par courrier ou par e-mail. Envoyer des invitations par e-mail élimine les tracas, les coûts et les efforts liés à l’impression et à l’affranchissement. Quelle que soit la manière dont vous invitez vos invités, vous devriez absolument les encourager à répondre en ligne. Les invitations devraient être envoyées environ 3 à 6 mois avant la réunion.
Le contenu de l’invitation doit être clair et inclure :
- Date, heure, type et lieu de la réunion
- Numéro de téléphone et adresse de la personne à contacter pour toute question
- Une description des activités et des jeux
- Expliquer comment s’inscrire et confirmer sa présence en ligne
- Coût par personne ou par famille et ce qui est inclus dans les frais d’inscription ou le prix du billet
- Instructions détaillées sur le processus de paiement
- Ce que vous devez apporter à la réunion
Vous devez vous assurer d’inclure une date limite de réponse afin de pouvoir effectuer les réservations et poursuivre la planification. Vous devriez envisager d’offrir des avantages pour encourager vos proches à s’inscrire tôt. Vous devriez également préciser s’il y aura un remboursement proposé si nécessaire.
Rappels et suivis
Le meilleur avantage de pouvoir envoyer des invitations en ligne est que, si vous n’avez pas reçu de réponse, vous pouvez en renvoyer une autre comme rappel, sans avoir à payer l’affranchissement. Les réunions nécessitent une communication continue. À moins que vous n’organisiez une très petite réunion avec seulement la famille proche vivant à proximité les uns des autres, une seule invitation est souvent insuffisante.
Une deuxième invitation de suivi peut être envoyée aux personnes n’ayant pas répondu deux semaines après l’invitation initiale ; toutefois, vous devriez lui donner un nouveau design et un nouvel objet afin de capter l’intérêt de vos proches et mettre clairement en avant les délais de confirmation de présence et d’achat des billets.
Une troisième invitation de rappel peut être envoyée environ un mois plus tard avec un objet accrocheur. Environ 6 à 8 semaines avant vos retrouvailles, vous pouvez envoyer un courriel collectif pour susciter encore plus d’enthousiasme et rappeler à vos proches la date et le lieu, ainsi que tout changement éventuel. Deux semaines avant la réunion, vous pouvez envoyer un bref courriel comprenant les prévisions météo, un programme, et rappeler à vos proches ce qu’ils doivent apporter, comme de vieilles photos ou des souvenirs de famille.
Vous pouvez également envisager d’envoyer des bulletins d’information réguliers, avant et après la réunion, qui peuvent servir à rester en contact, à fournir des informations, des mises à jour, des rappels et des annonces à vos proches. C’est une excellente façon d’en apprendre davantage sur les membres de votre famille, car la lettre d’information peut contenir des articles personnels, des photos, des quiz et bien plus encore.
Meilleures stratégies pour augmenter la participation à vos retrouvailles
- Faites preuve de persévérance
Vous devez effectuer des suivis et envoyer des rappels à vos proches. L’envoi régulier de courriels collectifs suscitera davantage d’intérêt et donnera aux gens plus de raisons de venir. Vous devez également encourager les gens à visiter le site web, à s’inscrire et à créer un profil personnel, à confirmer leur présence, à donner leur avis via des sondages et des enquêtes, et à faire passer le mot aux autres membres de la famille.
- Faites la promotion de l’événement
Vous pouvez publier vos retrouvailles sur les réseaux sociaux et encourager vos proches à en parler au reste de la famille élargie. Vous pouvez créer une page Facebook dédiée aux retrouvailles et partager le lien sur le site web de l’événement. Certains proches ne seront pas sur les réseaux sociaux, c’est pourquoi il est nécessaire de disposer d’un site web de retrouvailles familiales qui servira de réseau social privé.
- Mettez constamment le site web à jour
C’est un moyen de faire revenir les gens régulièrement sur votre site. Vous pouvez indiquer qui viendra, les noms des membres de la famille récemment inscrits, ajouter des photos et des vidéos, et publier des mises à jour sur vos retrouvailles. Cela peut être une occasion pour les autres d’en apprendre continuellement davantage sur l’histoire et l’héritage de leur famille.
- Créez de l’enthousiasme
Mentionnez à quel point ce sera formidable de rencontrer de nouveaux proches et de retrouver ceux que vous n’avez pas vus ni entendus depuis des années. Vous pouvez également publier des photos et des vidéos de retrouvailles passées pour montrer à quel point elles étaient amusantes. Vous pouvez aussi préciser qu’il y aura de super récompenses et des prix pour les gagnants des différents jeux et activités prévus.
