Los períodos de tiempo mencionados aquí corresponden a un escenario ideal.
Es posible que tengas que adaptar tu cronograma al tiempo de que dispongas para planificar tu reunión.
De 12 a 18 meses antes de la reunión
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Sondear a posibles integrantes del comité.
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Crear un sitio web.
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Visitar la escuela: informarles sobre la reunión; obtener la lista de la clase, anuarios…
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Preparar un presupuesto preliminar;
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Primera reunión del comité.
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Abrir una cuenta bancaria.
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Enviar los correos electrónicos de «Guarda la fecha»
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Si la fecha no está fijada, ¡crear una encuesta en línea con tres opciones!
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Recopilar en línea perfiles de compañeros de clase y fotos (hasta el evento);
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Búsqueda de compañeros de clase perdidos (hasta el evento);
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Publicar en el sitio web la página de compañeros de clase perdidos (y actualizarla sobre la marcha);
De 8 a 12 meses antes de la reunión
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Confirmar la fecha del evento (si es posible);
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Reservar el lugar;
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Contratar un servicio de catering, si el lugar no lo ofrece
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Determinar si hay eventos informales en torno a la reunión.
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Revisar el presupuesto;
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Fijar el precio de las entradas.
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Enviar correos masivos para generar entusiasmo por la reunión (hasta el evento);
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Invitar a los invitados que no pagan (profesores, entrenadores, etc.);
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Iniciar la venta anticipada de entradas y los programas de incentivos;
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Vender o intercambiar espacios publicitarios en tu sitio web;
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Contratar el entretenimiento;
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Crear una página de homenaje en el sitio web;
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Si vas a contratar a un fotógrafo o videógrafo, solicita presupuestos.
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Planificar las festividades (premios, juegos, ponentes);
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Solicitar a los compañeros de clase & a las empresas obsequios;
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Seguir enviando correos masivos para aumentar la expectación.
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Planificar el libro de recuerdos (y solicitar anuncios si vas a incluirlos);
De 4 a 8 meses antes de la reunión
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Llamar por teléfono a los compañeros de clase que encontraste pero que aún no han respondido;
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Planificar la decoración, los centros de mesa, las exhibiciones y los kits de registro;
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Esbozar un diagrama detallado de la sala y la distribución;
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Encargar cualquier decoración impresa (banners, globos personalizados, etc.);
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Encargar recuerdos (llaveros, bolígrafos, etc.);
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Recopilar contenido para las exhibiciones (hasta el evento);
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Ampliar las fotos que se exhibirán (foto de la clase, profesores, etc.);
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Organizar los artículos que se venderán en el lugar (camisetas, etc.);
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Aumentar el ritmo de la venta de entradas;
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Enviar invitaciones por correo electrónico;
De 1 a 3 meses antes de la reunión
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Preparar la presentación de diapositivas;
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Preparar el video;
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Organizar los suministros para las tarjetas de identificación;
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Conseguir voluntarios para atender la mesa de registro (si es posible);
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Si piensas tener entradas en papel (no recomendado), envíalas.
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Enviar recordatorios por correo masivo;
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Fecha límite para la venta final de entradas (si tu lugar necesita aviso para los extras);
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Si piensas tener un folleto del programa, prepáralo ahora.
Últimas semanas antes de la reunión
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Preparar las listas de invitados para la mesa de registro.
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Dar al servicio de catering el recuento final de comidas.
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Preparar las tarjetas de identificación;
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Reunir los kits de registro;
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Preparar los letreros necesarios para el registro.
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Conseguir cambio para la caja registradora;
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Confirmar con todos los proveedores, suministradores, donantes, etc.
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Preparar un programa detallado del gran día.
Día de la reunión
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Decorar la sala, las mesas y las exhibiciones;
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Montar el área de registro;
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Asegurarse de que el equipo audiovisual necesario esté instalado;
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Revisar el procedimiento de ingreso con el personal de registro.
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Recoger o asegurarse de la entrega de los kits de registro y los obsequios;
Después del día de la reunión
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Subir las fotos de la reunión al sitio web.
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Enviar notas de agradecimiento a todos los donantes/patrocinadores/comité.
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Compartir tus conocimientos con otras clases de tu escuela;
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Cerrar la cuenta bancaria;
