Les périodes mentionnées ici correspondent à un scénario idéal.
Vous devrez peut-être adapter votre calendrier au temps dont vous disposez pour organiser vos retrouvailles.
12 à 18 mois avant les retrouvailles
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Jauger l'intérêt pour former le comité.
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Créer un site web.
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Visiter l'école : l'informer des retrouvailles ; obtenir la liste de la classe, les annuaires de fin d'année…
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Préparer un budget préliminaire ;
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Première réunion du comité.
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Ouvrir un compte bancaire.
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Envoyer les e-mails « Réservez la date »
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Si la date n'est pas fixée, lancer un sondage en ligne avec trois options !
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Collecter des profils et des photos de camarades en ligne (jusqu'à l'événement) ;
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Recherche des camarades manquants (jusqu'à l'événement) ;
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Publier sur le site la page des camarades manquants (et la mettre à jour au fur et à mesure) ;
8 à 12 mois avant les retrouvailles
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Finaliser la date de l'événement (si possible) ;
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Réserver le lieu ;
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Réserver un traiteur, si le lieu n'en fournit pas
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Déterminer s'il y a des événements informels autour des retrouvailles.
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Réviser le budget ;
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Finaliser le prix des billets.
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Envoyer des e-mails de masse pour susciter l'enthousiasme autour des retrouvailles (jusqu'à l'événement) ;
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Inviter les invités non payants (enseignants, entraîneurs, etc.) ;
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Lancer les ventes de billets anticipés et les programmes d'incitation ;
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Vendre ou troquer de l'espace publicitaire sur votre site web ;
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Réserver les animations ;
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Créer une page commémorative sur le site web ;
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Si vous engagez un photographe ou un vidéaste, demandez des devis.
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Planifier les festivités (récompenses, jeux, intervenants) ;
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Solliciter les camarades de classe & les entreprises pour des cadeaux ;
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Continuer à envoyer des e-mails de masse pour faire monter l'enthousiasme.
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Préparer le livre-souvenir (et solliciter des annonces publicitaires si vous souhaitez en inclure) ;
4 à 8 mois avant les retrouvailles
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Téléphoner aux camarades que vous avez retrouvés mais qui n'ont pas encore répondu ;
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Prévoir la décoration, les centres de table, les présentations, les kits d'inscription ;
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Dessiner un schéma détaillé de la salle et de l'installation ;
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Commander toutes les décorations imprimées (bannière, ballons personnalisés, etc.) ;
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Commander des souvenirs (porte-clés, stylos, etc.) ;
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Collecter le contenu pour les présentations (jusqu'à l'événement) ;
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Agrandir les photos qui seront exposées (photo de classe, enseignants, etc.) ;
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Prévoir les articles à vendre sur place (t-shirts, etc.) ;
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Accélérer les ventes de billets ;
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Envoyer les invitations par e-mail ;
1 à 3 mois avant les retrouvailles
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Préparer le diaporama ;
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Préparer la vidéo ;
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Prévoir le matériel pour les badges nominatifs ;
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Trouver des bénévoles pour tenir le bureau d'inscription (si possible) ;
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Si vous prévoyez des billets papier (déconseillé), envoyez-les.
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Envoyer des rappels par e-mail de masse ;
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Date limite pour les dernières ventes de billets (si votre lieu a besoin d'un préavis pour les extras) ;
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Si vous prévoyez un livret de programme, préparez-le maintenant.
Dernières semaines avant les retrouvailles
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Préparer les listes d'invités pour la table d'inscription.
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Communiquer le nombre final de repas au traiteur.
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Préparer les badges nominatifs ;
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Constituer les kits d'inscription ;
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Préparer les panneaux nécessaires à l'inscription.
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Prévoir la monnaie pour la caisse ;
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Confirmer avec tous les prestataires, fournisseurs, donateurs, etc.
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Préparer un programme détaillé du grand jour.
Jour des retrouvailles
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Décorer la salle, les tables, les présentations ;
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Installer la zone d'inscription ;
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S'assurer que le matériel audiovisuel requis est installé ;
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Passer en revue la procédure d'accueil avec les personnes à l'inscription.
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Récupérer ou s'assurer de la livraison des kits d'inscription et des cadeaux ;
Après le jour des retrouvailles
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Téléverser les photos des retrouvailles sur le site web.
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Envoyer des remerciements à tous les donateurs/sponsors/comité.
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Partager votre expérience avec les autres classes de votre école ;
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Fermer le compte bancaire ;
