Dependiendo del tamaño de la reunión y a menos que alguien del comité (el tesorero) quiera ofrecerse a usar su propia cuenta bancaria para administrar los fondos de la reunión, debería considerar abrir una cuenta bancaria para la reunión con autorización conjunta para dos miembros del comité (recomendamos al presidente y al tesorero).
- Haga copias de todos los cheques recibidos antes de depositarlos, y de todos los cheques emitidos.
- Detalle todo el dinero que entra y sale en un libro mayor central o en un documento informático.
Estime el número de invitados que pagan
En promedio, el 40% de los compañeros de clase asistirá a la reunión y el 50% de ellos traerá un invitado. Por lo tanto, si su clase era de 300 personas, su asistencia pagada será 300 X .40 X 1.5 = 180 invitados que pagan. Recuerde que esto es solo un promedio y que hay muchas cosas que pueden afectar la asistencia. El número puede variar mucho según el hito que estén celebrando, qué tan bien promovió la reunión, la personalidad de su clase y muchos otros factores. Sin embargo, hay que empezar por algún lugar, y usar una cifra promedio como la indicada arriba le permite comenzar a presupuestar. Más adelante podrá usar cifras reales a medida que los compañeros compren entradas.
Establezca un precio temporal para la entrada
El precio promedio de una entrada para la reunión es de $75 por persona, lo cual suele ser suficiente para crear un evento especial y, al mismo tiempo, seguir siendo asequible. Algunos comités ofrecen paquetes para parejas (p. ej., 2 entradas por $130).
Haga las cuentas
El 40% de su clase X 1.5 para invitados, multiplicado por el precio de la entrada de $75 (como ejemplo), proporciona su principal fuente de ingresos. Si estimamos una clase de 300 personas, 180 invitados que pagan a $75 por persona, el presupuesto total será de $13,500. Planifique en consecuencia. Si más adelante puede revisar al alza la venta de entradas, entonces podrá gastar más en premios u otras cosas. La venta de entradas no será su única fuente de ingresos. Sin embargo, todos los ingresos adicionales cubrirán los gastos que ‘olvidamos presupuestar’.
Detalle y estime los gastos
Si no sabe cuánto cuesta la música en vivo, llame a algunas bandas y tome un promedio como estimación. Esto funciona con cada categoría. Sea práctico en su planificación. Si todo su presupuesto es de $6000, le convendría optar por un DJ o por CDs preparados en lugar de una banda en vivo. Por lo general, hay una forma cara o una forma económica de hacer casi cualquier cosa. Debe decidir qué es lo más importante para su clase y gastar el dinero en los elementos de lujo que más significarán para sus compañeros.
Fije el precio final de su entrada
Esta es una decisión del comité. Si cree que las entradas de $75 no generarán suficientes ingresos, vea qué sucede si aumenta el precio de la entrada. Por el contrario, si piensa que un precio de $75 es demasiado alto, deberá eliminar ciertos elementos del presupuesto.
Los hoteles son excelentes lugares
Si no reserva un hotel o un restaurante, recuerde presupuestar al servicio de catering, las mesas, la mantelería, la vajilla, la pista de baile, los camareros, los bartenders, las sillas, el equipo audiovisual, los caballetes y el seguro de responsabilidad civil. ¡Ya ve por qué la mayoría de los comités optan por los hoteles! Además, facilita muchísimo las cosas para quienes vienen de fuera de la ciudad.
El presupuesto es algo flexible que irá ajustando sobre la marcha según cuánto dinero recaude. Debe hacer todo lo posible por conseguir la mayor cantidad de dinero posible a través de anuncios, donaciones y recaudaciones de fondos, porque eso le ayudará a evitar un déficit o le permitirá hacer algo a lo grande en otra parte de la reunión.
