Selon la taille de la réunion et à moins qu’un membre du comité (le trésorier) ne souhaite utiliser son propre compte bancaire pour gérer les fonds de la réunion, vous devriez envisager d’ouvrir un compte bancaire pour la réunion avec double autorisation pour deux membres du comité (nous recommandons le président et le trésorier).
- Faites des copies de tous les chèques reçus avant de les déposer, ainsi que de tous les chèques émis.
- Détaillez toutes les entrées et sorties d’argent dans un registre central ou un document informatique.
Estimez le nombre d’invités payants
En moyenne, 40 % des camarades de classe assisteront à la réunion et 50 % d’entre eux viendront accompagnés d’un invité. Par conséquent, si votre classe comptait 300 personnes, votre fréquentation payante sera de 300 X .40 X 1.5 = 180 invités payants. N’oubliez pas qu’il s’agit seulement d’une moyenne et que de nombreux éléments peuvent influencer la participation. Le nombre peut varier considérablement selon l’anniversaire célébré, la qualité de la promotion de la réunion, la personnalité de votre classe et bien d’autres facteurs. Cependant, il faut bien commencer quelque part, et utiliser la moyenne indiquée ci-dessus vous permet de lancer la budgétisation. Vous pourrez ensuite utiliser les chiffres réels au fur et à mesure que les camarades de classe achèteront leurs billets.
Fixez un prix de billet provisoire
Le prix moyen d’un billet de réunion est de 75 $ par personne, ce qui suffit généralement à créer un événement spécial tout en restant abordable. Certains comités proposent des forfaits pour les couples (p. ex. 2 billets pour 130 $).
Faites le calcul
40 % de votre classe X 1.5 pour les invités, multiplié par le prix du billet de 75 $ (à titre d’exemple), constitue votre principale source de revenus. Si l’on estime qu’avec une classe de 300 personnes, 180 invités payants à 75 $ par personne, le budget global sera de 13 500 $. Planifiez en conséquence. Si vous pouvez revoir les ventes de billets à la hausse par la suite, vous pourrez alors consacrer davantage d’argent aux prix ou à d’autres éléments. Les ventes de billets ne seront pas votre seule source de revenus. Toutefois, tous les revenus supplémentaires couvriront les dépenses que nous avons ‘oublié de budgéter’.
Détaillez et estimez les dépenses
Si vous ne savez pas combien coûte la musique en direct, appelez quelques groupes et prenez une moyenne comme estimation. Cela fonctionne pour chaque catégorie. Soyez pratique dans votre planification. Si votre budget total est de 6000 $, vous auriez intérêt à choisir un DJ ou des CD préparés plutôt qu’un groupe live. Il existe généralement une façon coûteuse ou une façon économique de faire à peu près n’importe quoi. Vous devez décider ce qui compte le plus pour votre classe et consacrer l’argent aux éléments haut de gamme qui auront le plus d’importance pour vos camarades de classe.
Finalisez le prix de votre billet
C’est une décision du comité. Si vous pensez que des billets à 75 $ ne rapporteront pas assez de revenus, voyez ce qui se passe si vous augmentez le prix du billet. À l’inverse, si vous pensez qu’un prix de 75 $ est trop élevé, vous devrez supprimer certains éléments du budget.
Les hôtels sont d’excellents lieux
Si vous ne réservez pas un hôtel ou un restaurant, n’oubliez pas de prévoir au budget le traiteur, les tables, le linge de table, la vaisselle, la piste de danse, les serveurs, les barmen, les chaises, l’équipement audiovisuel, les chevalets et l’assurance responsabilité civile. Vous voyez pourquoi la plupart des comités choisissent les hôtels ! Cela facilite aussi énormément les choses pour les personnes venant de l’extérieur de la ville.
Le budget est quelque chose de flexible que vous ajusterez au fur et à mesure en fonction de l’argent que vous récoltez. Vous devriez faire de votre mieux pour lever le plus d’argent possible grâce aux annonces, aux dons et aux collectes de fonds, car cela vous aidera soit à éviter un déficit, soit à vous permettre de tout donner pour autre chose lors de la réunion.
