PASO 9: Planificación del evento

Dónde
Si eliges una ubicación popular en un fin de semana festivo, tendrás que reservar el lugar con al menos 12 meses de antelación. Así que el lugar de la reunión puede depender de lo que esté disponible. Pero ¿qué lugar quieres? A nuestro parecer, los hoteles son la mejor opción. Te proporcionan apoyo y suministros que, de otro modo, serían tu responsabilidad. ¿Necesitas un micrófono? ¡No hay problema! ¿Necesitas un caballete para tu cartel de registro? ¡Ellos lo tienen! Ya han hecho esto antes y cuentan con la experiencia que te falta. Nuestra siguiente opción sería un restaurante, pero asegúrate de tener espacio suficiente para un área de registro antes de comprometerte.

Si decides elegir un lugar menos transitado (una galería o un museo, por ejemplo), calcula el presupuesto en consecuencia y asegúrate de haber pensado en la siguiente lista antes de firmar: servicio de catering, camareros y bartenders, alquiler de mesas, sillas, manteles y vajilla, licencia de alcohol, equipo audiovisual, una pantalla para el pase de diapositivas, mesas de registro, pista de baile, artículos para baños y seguro de responsabilidad civil. Puedes aprender mucho sobre un lugar visitándolo mientras hay un evento en curso, así que tómate el tiempo de asistir a un evento en vivo si puedes. Cuando revises un posible lugar, recórrelo lentamente. Imagina cómo dividirás el espacio para recepción, registro, comida y baile. Habla sobre decorar las paredes, colgar una pancarta y el equipo que podrías necesitar: proyector, pantalla, micrófono, atril, caballetes, tablones de anuncios y mesas de registro.

Elige un menú de gama media al revisar los precios. Pide al hotel que te dé una tarifa por persona con bar de pago y una tarifa por persona sin él. Averigua los detalles de la opción de bar de pago. ¿Cómo manejan los requisitos de comidas especiales para quienes tienen alergias o necesidades alimentarias específicas? Una vez que hayas elegido el lugar, intenta negociar el mejor precio posible. Si tus fechas son flexibles, comprueba si tienen un periodo tranquilo que reduzca significativamente los costos. Ten en cuenta, sin embargo, que la prioridad es lograr una reunión con buena asistencia, así que dales fechas que ya hayas determinado que funcionarán para la mayoría de la clase. Presenta tu reunión como un evento sin fines de lucro y quizá consigas una tarifa favorable. Verifica qué ventajas vienen incluidas (si es un hotel, podrías recibir una suite de cortesía para la noche, lo que resulta muy útil). Averigua la política de cancelación, el seguro de responsabilidad civil, los costos ocultos, las implicaciones de horas extra, etc. Si la reunión es en un hotel, contacta al hotel para organizar una tarifa especial de alojamiento para los participantes de fuera de la ciudad. Si el lugar no es un hotel, elige uno cercano. Informa a los antiguos alumnos sobre la oferta especial y cualquier fecha límite de reserva que pueda existir.

Qué
Al hablar del tipo de ambiente que quieres para tu reunión, no pienses solo en términos de decoración. Muchos elementos contribuyen al estado de ánimo general de la noche.

• Tema
  Al definir el tono de tu reunión, no necesitas planear un tema. ¡Tu evento ya trae un tema incorporado! Ayuda a los compañeros a recordar sus días de escuela incluyendo en la decoración recuerdos del año de graduación, así como noticias destacadas de esa época.
  
  
• Código de vestimenta
  Una opción popular es casual-chic, que básicamente es lo que tus compañeros se pondrían para salir a cenar con amigos.
  
  
• Entretenimiento
  Reserva a tu banda o DJ en cuanto hayas confirmado la fecha de la reunión. Vean una presentación antes de firmar un acuerdo o contrato. Si trabajas con un presupuesto muy pequeño, considera pedirle a un familiar que haga de DJ. Te sugerimos usar el sitio web para solicitar canciones a los compañeros. Algunos comités alquilan máquinas de karaoke, pero no dependas de esto como única fuente de música.
  
  
• Comida y asientos
  El bufé es, con diferencia, la opción más sensata para la mayoría de las reuniones. Además del ahorro significativo, da a las personas la oportunidad de socializar durante la comida. Los asientos asignados mantienen la sala estática y limitan las conexiones de cada persona solo a otras nueve durante una parte importante de la noche. Además, asignar los asientos se vuelve bastante delicado y es mejor evitarlo. Muchos servicios de catering y hoteles ahora ofrecen pequeñas estaciones de comida repartidas por la sala, en lugar de la tradicional fila larga de comida. Esto minimiza las colas y la congestión en la mesa del bufé, y hace que se sienta más como un evento elegante que como un comedor social.