ÉTAPE 9 : Planification de l'événement

Où
Si vous choisissez un lieu prisé pendant un week-end de fête, vous devrez réserver votre salle au moins 12 mois à l'avance. Ainsi, le lieu de vos retrouvailles dépendra peut-être de ce qui est disponible. Mais quel endroit souhaitez-vous ? À notre avis, les hôtels sont la meilleure option. Ils vous fournissent un soutien et du matériel qui, autrement, seraient de votre responsabilité. Besoin d'un micro ? Aucun problème ! Besoin d'un chevalet pour votre panneau d'inscription ? Ils l'ont ! Ils ont déjà organisé ce type d'événement et possèdent l'expérience qui vous manque. Notre deuxième choix serait un restaurant, mais assurez-vous d'avoir suffisamment d'espace pour une zone d'inscription avant de vous engager.

Si vous décidez d'opter pour un lieu hors des sentiers battus (une galerie ou un musée, par exemple), prévoyez le budget en conséquence et assurez-vous d'avoir réfléchi à la liste suivante avant de signer : traiteur, serveurs et barmen, location de tables, chaises, nappes et vaisselle, licence d'alcool, équipement audiovisuel, écran pour le diaporama, tables d'inscription, piste de danse, fournitures pour les toilettes et assurance responsabilité civile. Vous pouvez beaucoup apprendre sur un lieu en le visitant pendant qu'un événement est en cours, alors prenez le temps d'assister à un événement réel si vous le pouvez. Lorsque vous examinez un lieu potentiel, parcourez-le lentement. Imaginez comment vous répartirez l'espace pour la réception, l'inscription, le repas et la danse. Discutez de la décoration des murs, de l'accrochage d'une bannière et du matériel dont vous pourriez avoir besoin : projecteur, écran, microphone, pupitre, chevalets, panneaux d'affichage et tables d'inscription.

Choisissez un menu de milieu de gamme lorsque vous comparez les prix. Demandez à l'hôtel de vous donner un tarif par personne avec bar payant, et un tarif par personne sans bar payant. Renseignez-vous sur les détails de l'option bar payant. Comment gèrent-ils les repas spéciaux pour les personnes souffrant d'allergies ou ayant des besoins alimentaires particuliers ? Une fois votre lieu choisi, essayez de négocier le meilleur prix possible. Si vos dates sont flexibles, voyez s'il existe pour eux une période creuse qui réduira considérablement les coûts. Gardez toutefois à l'esprit que la priorité est d'obtenir des retrouvailles très fréquentées ; donnez-leur donc des dates que vous avez déjà déterminées comme convenant à la majorité de la classe. Présentez vos retrouvailles comme un événement à but non lucratif et vous pourriez obtenir un tarif avantageux. Vérifiez les avantages inclus (s'il s'agit d'un hôtel, vous pourriez recevoir une suite offerte pour la soirée, ce qui est bien pratique). Renseignez-vous sur la politique d'annulation, l'assurance responsabilité civile, les coûts cachés, les implications des heures supplémentaires, etc. Si les retrouvailles ont lieu dans un hôtel, contactez l'établissement pour organiser un tarif spécial d'hébergement pour les participants venant de l'extérieur. Si le lieu n'est pas un hôtel, choisissez-en un à proximité. Informez les anciens élèves de l'offre spéciale et de toute date limite de réservation éventuelle.

Quoi
Lorsque vous discutez de l'ambiance que vous souhaitez pour vos retrouvailles, ne pensez pas seulement en termes de décorations. De nombreux éléments contribuent à l'atmosphère générale de la soirée.

• Thème
  Lorsque vous définissez le ton de vos retrouvailles, vous n'avez pas besoin de prévoir un thème. Votre événement en a déjà un intégré ! Aidez les camarades de classe à se remémorer leurs années d'école en incluant dans la décoration des souvenirs de l'année de remise des diplômes ainsi que des faits marquants de cette époque.
  
  
• Code vestimentaire
  Un choix populaire est le casual chic, c'est-à-dire à peu près ce que vos camarades porteraient pour sortir dîner entre amis.
  
  
• Animation
  Réservez votre groupe ou votre DJ dès que vous avez confirmé la date de vos retrouvailles. Allez les voir se produire avant de signer un accord ou un contrat. Si votre budget est très limité, pensez à demander à un membre de votre famille d'assurer le rôle de DJ. Nous vous suggérons d'utiliser le site web pour recueillir les demandes de musique auprès des camarades de classe. Certains comités louent des machines de karaoké, mais ne comptez pas uniquement sur cela comme source de musique.
  
  
• Repas et placement
  Le buffet est de loin le choix le plus judicieux pour la plupart des retrouvailles. Au-delà des économies importantes, il permet aux gens d'échanger pendant le repas. Un placement préétabli fige la salle et limite les échanges de chacun à seulement neuf autres personnes pendant une partie importante de la soirée. La gestion des places devient aussi assez délicate et il vaut mieux l'éviter. De nombreux traiteurs et hôtels proposent désormais de petites stations de nourriture réparties dans la salle, au lieu de la traditionnelle longue file de plats. Cela réduit les files d'attente et l'encombrement au buffet, et donne davantage l'impression d'un événement chic que d'une soupe populaire.