PASO 4: Presupuesto
Dependiendo del tamaño de la reunión y a menos que alguien del comité (el tesorero) quiera ofrecerse como voluntario para usar su propia cuenta bancaria para administrar los fondos de la reunión, debería considerar abrir una cuenta bancaria de reunión con autorización conjunta para dos miembros del comité ( recomendamos al Presidente y al Tesorero).
- Haga copias de todos los cheques recibidos antes de depositarlos y de todos los cheques emitidos.
- Detalle todo el dinero entrante y saliente en un libro mayor central o documento informático.
Estimar el número de invitados que pagan
En promedio, el 40% de los compañeros asistirá a la reunión y el 50% de ellos traerá un invitado. Por lo tanto, si tuviera una clase de 300 personas, su asistencia paga será 300 X 0,40 X 1,5 = 180 invitados pagos. Recuerde que esto es sólo un promedio y que hay muchas cosas que pueden afectar la participación. El número puede variar mucho dependiendo del hito que estés celebrando, qué tan bien promocionaste la reunión, la personalidad de tu clase y muchos otros factores. Sin embargo, es necesario empezar por algún lado, por lo que utilizar una cifra promedio como se indicó anteriormente le permitirá comenzar a hacer un presupuesto. Eventualmente puedes usar números reales cuando tus compañeros compren boletos.
Establecer un precio de entrada temporal
El precio medio de una entrada para una reunión es de 75 dólares por persona, lo que suele ser suficiente para crear un evento especial y, al mismo tiempo, ser asequible. Algunos comités ofrecen paquetes para parejas (por ejemplo, 2 boletos por $130).
Haz los cálculos
El 40 % de tu clase X 1,5 para invitados, multiplicado por el precio del billete de 75 $ (como ejemplo), constituye tu principal fuente de ingresos. Si estimamos que, de una clase de 300, 180 invitados pagarán 75 dólares por persona, el presupuesto total será de 13.500 dólares. Planifique en consecuencia. Si más adelante pudieras revisar las ventas de entradas al alza, podrás gastar más en premios u otras cosas. La venta de entradas no será su única fuente de ingresos. Sin embargo, todos los ingresos adicionales cubrirán los gastos de “nos olvidamos de presupuestar eso”.
Detallar y estimar gastos
Si no sabes cuánto cuesta la música en vivo, llama a algunas bandas y toma un promedio como estimación. Esto funciona con todas las categorías. Sea práctico en su planificación. Si su presupuesto total es de $6000, sería prudente optar por un DJ o CD preparados en lugar de una banda en vivo. Generalmente existe una forma costosa o frugal de hacer casi cualquier cosa. Debes decidir qué es lo más importante para tu clase y gastar el dinero en las cosas de lujo que significarán más para tus compañeros de clase.
Finaliza el precio de tu entrada
Esta es una decisión del comité. Si cree que los boletos de $75 no generarán suficientes ingresos, vea qué sucede si aumenta el precio del boleto. Por el contrario, si cree que un precio de 75 dólares es demasiado alto, deberá eliminar ciertas cosas del presupuesto.
Los hoteles son excelentes lugares
Si no reservas hotel o restaurante, recuerda presupuestar catering, mesas, mantelería, vajillas, pista de baile, camareros, bartenders, sillas, equipo audiovisual, caballetes y seguro de responsabilidad civil. ¡Puedes ver por qué la mayoría de los comités optan por hoteles! También lo hace muy fácil para los forasteros.
El presupuesto es algo fluido que usted ajustará a medida que avance en función de la cantidad de dinero que recaude. Debe hacer todo lo posible para recaudar la mayor cantidad de dinero posible a través de anuncios, donaciones y eventos para recaudar fondos porque le ayudará a evitar un déficit o le permitirá hacer todo lo posible para la reunión.
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