ÉTAPE 4 : Budget
Selon l'ampleur de la réunion et à moins qu'un membre du comité (le trésorier) souhaite se porter volontaire pour utiliser son propre compte bancaire pour gérer les fonds de la réunion, vous devriez envisager d'ouvrir un compte bancaire de réunion avec autorisation conjointe pour deux membres du comité ( nous recommandons le président et le trésorier).
- Faites des copies de tous les chèques reçus avant de les déposer et de tous les chèques émis.
- Détaillez tous les fonds entrants et sortants dans un grand livre central ou un document informatique.
Estimer le nombre de convives payants
En moyenne, 40 % des camarades de classe seront présents à la réunion et 50 % d'entre eux amèneront un invité. Par conséquent, si vous aviez une classe de 300 personnes, votre participation payante sera de 300 X 0,40 X 1,5 = 180 invités payants. N'oubliez pas qu'il ne s'agit que d'une moyenne et que de nombreux facteurs peuvent affecter le taux de participation. Le nombre peut varier considérablement en fonction de l'étape que vous célébrez, de la manière dont vous avez favorisé les retrouvailles, de la personnalité de votre classe et de nombreux autres facteurs. Cependant, vous devez commencer quelque part, donc utiliser un chiffre moyen comme indiqué ci-dessus vous permet de commencer à établir un budget. Vous pouvez éventuellement utiliser des numéros réels lorsque vos camarades de classe achètent des billets.
Fixer un prix de billet temporaire
Le prix moyen d'un billet de réunion est de 75 $ par personne, ce qui est généralement suffisant pour créer un événement spécial, tout en restant abordable. Certains comités offrent des forfaits pour les couples (ex. 2 billets pour 130$).
Faites le calcul
40 % de votre classe X 1,5 pour les invités, multiplié par le prix du billet 75 $ (à titre d'exemple) constitue votre principale source de revenus. Si l'on estime sur une classe de 300, 180 invités payants à 75$ par personne, le budget global sera de 13 500$. Planifiez en conséquence. Si vous parvenez à revoir à la hausse les ventes de billets plus tard, vous pourrez alors dépenser davantage en prix ou autres choses. La vente de billets ne sera pas votre seule source de revenus. Cependant, tous les revenus supplémentaires couvriront les dépenses « nous avons oublié de budgétiser cela ».
Détailler et estimer les dépenses
Si vous ne savez pas combien coûte la musique live, appelez quelques groupes et prenez une moyenne comme estimation. Cela fonctionne avec toutes les catégories. Soyez pratique dans votre planification. Si votre budget total est de 6 000 $, il serait judicieux d'opter pour un DJ ou des CD préparés plutôt que pour un groupe live. Il existe généralement une manière coûteuse ou une manière frugale de faire à peu près n'importe quoi. Vous devez décider de ce qui est le plus important pour votre classe et dépenser de l’argent pour les choses de luxe qui compteront le plus pour vos camarades de classe.
Finalisez le prix de votre billet
Il s'agit d'une décision du comité. Si vous pensez que les billets à 75 $ ne rapporteront pas suffisamment de revenus, voyez ce qui se passera si vous augmentez le prix du billet. À l’inverse, si vous pensez qu’un prix de 75 $ est trop élevé, vous devrez supprimer certaines choses du budget.
Les hôtels sont d’excellents lieux
Si vous ne réservez pas d'hôtel ou de restaurant, pensez à prévoir un budget pour le traiteur, les tables, le linge de maison, la vaisselle, la piste de danse, les serveurs, les barmans, les chaises, le matériel audiovisuel, les chevalets et l'assurance responsabilité civile. Vous comprenez pourquoi la plupart des comités optent pour les hôtels ! Cela rend également la tâche très facile pour les étrangers.
Le budget est quelque chose de fluide que vous ajusterez au fur et à mesure en fonction du montant d’argent que vous récoltez. Vous devez faire de votre mieux pour collecter autant d'argent que possible grâce à des publicités, des dons et des collectes de fonds, car cela vous aidera soit à éviter un déficit, soit à vous consacrer à autre chose pour la réunion.
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