Minimiser les dépenses

Collecter des fonds et créer une expérience positive pour vos participants et donateurs ne coûte pas forcément cher. ou n'importe quoi du tout. Il n’est pas nécessaire de dépenser des sommes considérables. En tant qu'organisateur d'événement, vous souhaitez conserver dépenses au minimum absolu. Si vous voulez faire quelque chose de complexe et coûteux, c'est une bonne idée de construire plutôt que de dépenser beaucoup pour un événement de première année, à moins d'avoir de l'expérience, d'avoir une expérience établie. base de soutien, ou si vous avez une grande confiance quant au montant que vous allez récolter.

Pensez toujours à emprunter ou à louer pour minimiser les coûts. Si vous devez effectuer un achat, essayez toujours de négocier avec des fournisseurs pour obtenir des biens ou des services gratuitement ou à un tarif fortement réduit en échange d'être promu comme sponsor. Rappelez au vendeur que votre événement est pour une bonne cause et qu'il est à but non lucratif. communauté. En fin de compte, vous devriez essayer de maintenir vos dépenses en dessous de 5 à 10 % de votre augmentation globale. Certains événements qui apporter une valeur supplémentaire aux participants (nourriture, musique, divertissement, T-shirts, services professionnels, hébergements, etc.…) peuvent avoir des ratios de dépenses plus élevés, certains pouvant atteindre 40 % ou 50 %.

Une bonne approche consiste à essayer de maintenir une dépense aussi proche que possible de 0 $. Cette technique nécessite vous de trouver un donateur ou un sponsor pour tout ce dont vous avez besoin pour acheter. Disons que vous voulez 100 panneaux de pelouse faites la promotion de votre événement et coûtent 4,00 $ chacun pour un total de 400 $. Il faudra trouver un donateur ou une entreprise pour le payer. Vous pouvez proposer au sponsor d'avoir son logo sur les pancartes en échange de son soutien. Si vous connaissez quelqu'un qui ferait un don d'un montant similaire, vous pouvez lui demander d'acheter des biens ou services pour votre événement à la place. Si vous débutez en organisation, c'est une bonne technique pour vous assurer vous restez sur la bonne voie. Cela vous évite d'assumer plus de dépenses que vous ne pouvez en couvrir.

Si vous ne contrôlez pas étroitement vos dépenses, vous pouvez rapidement dépenser autant que vous en avez amassé. Voici un échantillon liste des dépenses potentielles que vous pourriez envisager d'emprunter, de louer ou de faire don (achetées par un donateur ou fourni gratuitement par le vendeur). Créez une liste de toutes les dépenses que vous pourriez engager pour vous aider à planifier vos objectifs et le budget.

Exemple de projection de dépenses