4 conceptos básicos a considerar

Antes de comenzar a planificar, resulta útil considerar algunos de los conceptos básicos. Aquí hay algunos simples pero preguntas importantes para ayudarle a comenzar:

1. ¿Qué tipo de evento quieres realizar?
Los eventos simples requieren menos planificación y menos voluntarios, mientras que los eventos más complicados pueden requerir voluntarios, permisos, equipos u otros recursos adicionales. Al seleccionar el tipo de evento, tenga en cuenta Tenga en cuenta los recursos que están disponibles para usted. Una vez que determines qué tipo de evento estás planeando, puedes comience a estimar la cantidad de participantes y la cantidad de voluntarios que necesitará.


2. ¿Cuáles son tus objetivos para este evento?
¿Cuánto dinero esperas recaudar? ¿Cuántos participantes espera atraer? ¿Esto va? ¿Será un evento anual o un evento único? ¿Qué otros objetivos podrías tener? Si has organizado esto o un evento similar antes, ya estás por delante porque sabes qué esperar. si esto es la primera vez que organizas este evento, es posible que tengas que hacer una suposición fundamentada o estimar el número de personas que participarán y cuánto recaudarás.


3. ¿Cuál es la fecha y hora de su evento?
Consulte el calendario para conocer los feriados legales, religiosos o escolares, o cualquier otro evento importante que puede entrar en conflicto con la fecha que ha elegido. Si tiene en mente un par de voluntarios clave, ¿quiénes serán ayudarle a organizar el evento, es posible que desee consultar con ellos primero si estarán disponibles en el fecha que hayas elegido, y que tendrán tiempo para trabajar en tareas tanto antes como durante el evento. Antes de finalizar su fecha, esté 100% seguro de que la ubicación que seleccionó está disponible y que lo tienes reservado para la fecha que has elegido. Obtener una confirmación por escrito del propietario de la ubicación, o de la autoridad responsable de la ubicación.

Considere la hora exacta de su evento. Algunos eventos tienen una hora de inicio y todos los participantes inician el curso al mismo tiempo. Las ventajas de esto son que puedes tener un calentamiento y discursos antes de comience porque todos estarán allí a una determinada “hora de inicio”. Este tipo de comienzo también puede ser bueno para Oportunidades para tomar fotografías en los medios de todos comenzando a la vez. Si tienes bicicletas, sillas de ruedas o muchos participantes con un recorrido estrecho, puedes escalonar la salida para que no todos comiencen al mismo tiempo. La otra manera de ir es “Registro abierto”. Con Registro Abierto, los participantes pueden comenzar en cualquier momento que quieran entre las horas especificadas (ejemplo; 9 am - 3 pm). Cada participante comienza y termina dentro del rango de tiempo en su ocio.

Desafortunadamente, el mal tiempo no se puede predecir cuando te comprometes con la fecha del evento. siempre esperamos para lo mejor y planificar para lo peor. Tener un plan de respaldo o incluso una fecha de respaldo alternativa puede ser bien aconsejado. Las medidas contra la lluvia podrían incluir tiendas de campaña, refugios interiores temporales, rutas alternativas, etc. Del trabajo adicional requerido, la mayoría de los organizadores prefieren seguir una política de "llueva o haga sol" y tomar sus oportunidades en lugar de tener que reprogramar todo el evento para otro día.


4. ¿Cuál es la ubicación de su evento?
Dependiendo del tipo de evento y del tipo de ubicación, es posible que necesites reservar o reservar tu fecha/ubicación. con mucha antelación. Esto debe hacerse lo antes posible para evitar sorpresas desagradables. Si estás planeando sobre el uso de propiedad pública como un parque, calles o aceras, consulte primero con las autoridades locales. Tú Es posible que necesite un permiso u otros permisos para usar o reservar su ubicación.

Al seleccionar una ubicación para su evento, aquí hay algunos puntos clave a considerar:

• Seguridad
La ubicación/curso debe ser una superficie plana, segura y fácil de identificar con buenas líneas de sitio. Si Si participan niños, un área contenida, como un área cercada, puede ayudar a mantener las cosas bajo control. control. Recomendamos encarecidamente evitar las calles y el tráfico. Si su curso debe cruzar una calle, usted Debe tener un guardia de cruce voluntario para cada intersección o cruce. Es importante tanto para razones de seguridad y para usted como organizador que puede comunicarse con voluntarios clave en el curso o “en el campo”. Asegúrese de elegir una ubicación que tenga cobertura de telefonía celular adecuada; de lo contrario, haga arreglos para radios bidireccionales u otros métodos de comunicación.


• Accesibilidad
¿Quién participará en su evento? ¿Necesita tener acceso para bicicletas, sillas de ruedas, o patines? ¿Hay estacionamiento adecuado disponible? ¿Hay baños? ¿Hay refugio? o sombra? ¿Tiene algún otro requisito especial? ¿Se permitirán mascotas?


• Facilidad de configuración
Seleccionar una ubicación que ya esté configurada, como parques, senderos para andar en bicicleta o para correr, puede ahorrar tu tiempo. Los senderos o caminos preexistentes a menudo ya están marcados y medidos para usted.


• Tamaño / espacio disponible
Tenga en cuenta la cantidad de participantes esperados y asegúrese de que el curso/área pueda acomodar sus participantes sin hacinamiento y/o cuellos de botella. Si tienes muchos participantes y tu El recorrido es muy estrecho, es posible que desees considerar escalonar la salida para evitar bloqueos. pensar en donde puede ubicar las mesas de registro y las líneas de salida/meta.


• Tráfico
Algunas ubicaciones tienen tráfico peatonal. Si su ubicación es muy concurrida, es posible que pueda beneficiarse del tráfico existente en la zona. Más personas verán tus carteles y algunos se acercarán. para ver qué estás haciendo. Incluso si los transeúntes no se registran para su evento, es posible que pueda recolectar algunas donaciones o vender algunas camisetas. Si coloca carteles/letreros en un lugar concurrido durante algunas semanas Antes del evento, es posible que algunos de los "habituales" que frecuentan el lugar se registren para tu evento. Por eso, a la hora de elegir una ubicación, no está de más seleccionar un lugar que ya tenga algo de tráfico peatonal.