4 bases à considérer

Avant de commencer à planifier, il est utile de considérer certains éléments de base. Voici quelques simples mais des questions importantes pour vous aider à démarrer :

1. Quel type d'événement souhaitez-vous organiser ?
Les événements simples nécessitent moins de planification et moins de bénévoles, tandis que les événements plus complexes peuvent nécessiter bénévoles supplémentaires, permis, équipement ou autres ressources. Lors de la sélection du type d'événement, gardez à l'esprit faites attention aux ressources dont vous disposez. Une fois que vous avez déterminé le type d'événement que vous planifiez, vous pouvez commencez à estimer le nombre de participants et le nombre de bénévoles dont vous aurez besoin.


2. Quels sont vos objectifs pour cet événement ?
Combien d’argent espérez-vous récolter ? Combien de participants comptez-vous attirer ? Est-ce que ça va être un événement annuel ou un événement ponctuel ? Quels autres objectifs pourriez-vous avoir ? Si vous avez organisé cela ou un événement de type similaire auparavant, vous avez déjà une longueur d'avance car vous savez à quoi vous attendre. Si ceci c'est la première fois que vous organisez cet événement, vous devrez peut-être faire une supposition éclairée ou estimer le nombre nombre de personnes qui participeront et combien vous récolterez.


3. Quelle est la date et l'heure de votre événement ?
Consultez le calendrier pour connaître les jours fériés légaux, religieux ou scolaires, ou tout autre événement majeur qui peut entrer en conflit avec la date que vous avez choisie. Si vous avez quelques bénévoles clés en tête qui seront vous aidant à organiser l'événement, vous souhaiterez peut-être d'abord vérifier avec eux s'ils seront disponibles sur le date que vous avez choisie et qu'ils auront le temps de travailler sur des tâches avant et pendant l'événement. Avant de finaliser votre rendez-vous, soyez certain à 100% que l'emplacement que vous avez sélectionné est disponible et que vous l'avoir réservé pour la date que vous avez choisie. Obtenez une confirmation écrite du propriétaire de l'emplacement, ou auprès de l'autorité responsable de l'emplacement.

Considérez l'heure exacte de votre événement. Certains événements ont une heure de début et tous les participants commencent le cours en même temps. Les avantages sont que vous pouvez avoir un échauffement et des discours avant commencer parce que tout le monde sera là à une certaine « heure de début ». Ce type de démarrage peut aussi être bon pour des opportunités de photos médiatiques de tout le monde en commençant en même temps. Si vous avez des vélos, des fauteuils roulants ou de nombreux participants avec un parcours étroit, vous pouvez échelonner le départ pour que tout le monde ne démarre pas en même temps. L'autre façon de go est « Inscription ouverte ». Avec l'inscription ouverte, les participants peuvent commencer à tout moment entre les heures spécifiées (exemple : 9h00 à 15h00). Chaque participant commence et termine dans la plage horaire à leurs loisirs.

Malheureusement, il est impossible de prévoir le mauvais temps lorsque vous fixez la date de votre événement. Nous espérons toujours pour le meilleur et planifier le pire. Avoir un plan de sauvegarde ou même une autre date de sauvegarde peut être bien conseillé. Les mesures contre la pluie pourraient inclure des tentes, un abri intérieur temporaire, des itinéraires alternatifs, etc. du travail supplémentaire requis, la plupart des organisateurs préfèrent adopter une politique « beau temps, mauvais temps » et prendre leur chances plutôt que d'avoir à reprogrammer l'intégralité de l'événement à un autre jour.


4. Quel est le lieu de votre événement ?
Selon le type d'événement et le type de lieu, vous devrez peut-être réserver ou réserver votre date/lieu longtemps à l'avance. Il convient de le faire le plus tôt possible pour éviter toute mauvaise surprise. Si vous prévoyez Concernant l'utilisation de biens publics tels qu'un parc, des rues ou des trottoirs, vérifiez d'abord auprès des autorités locales. Toi Vous aurez peut-être besoin d'un permis ou d'autres autorisations pour utiliser ou réserver votre emplacement.

Lors de la sélection d'un lieu pour votre événement, voici quelques points clés à considérer :

• Sécurité
L'emplacement/parcours doit être une surface plane, sûre et facile à identifier avec de bonnes lignes de site. Si les enfants participent, une zone confinée telle qu'une zone clôturée peut aider à garder les choses sous contrôle. contrôle. Nous vous recommandons fortement d'éviter les rues et la circulation. Si votre parcours doit traverser une rue, vous devrait avoir un brigadier bénévole pour chaque intersection ou passage à niveau. C'est important à la fois pour pour des raisons de sécurité et pour vous en tant qu'organisateur, vous pouvez communiquer avec les bénévoles clés du parcours ou « sur le terrain ». Assurez-vous de choisir un endroit bénéficiant d'une couverture de téléphonie mobile adéquate, sinon, prévoir des radios bidirectionnelles ou d'autres méthodes de communication.


• Accessibilité
Qui participera à votre événement ? Avez-vous besoin d'un accès pour les vélos, les fauteuils roulants, ou des rollers ? Y a-t-il un parking adéquat disponible ? Y a-t-il des toilettes ? Y a-t-il un abri, ou de l'ombre ? Avez-vous d'autres exigences particulières ? Les animaux domestiques seront-ils autorisés ?


• Facilité de configuration
La sélection d'un emplacement déjà configuré, comme des parcs ou des pistes cyclables ou de jogging, peut économiser votre temps. Les sentiers ou chemins préexistants sont souvent déjà balisés et mesurés pour vous.


• Taille / espace disponible
Gardez à l'esprit le nombre de participants attendus et assurez-vous que le cours/la zone peut accueillir votre participants sans surpopulation et/ou goulots d’étranglement. Si vous avez de nombreux participants et que votre Le parcours est très étroit, vous voudrez peut-être envisager de décaler le départ pour éviter les blocages. Pensez à où vous pourrez localiser les tables d'inscription et la ou les lignes de départ/arrivée.


• Trafic
Certains endroits ont une circulation piétonnière existante. Si votre emplacement est très fréquenté, vous pourrez peut-être bénéficier du trafic existant dans la région. Plus de gens verront vos panneaux et certains viendront pour voir ce que tu fais. Même si les passants ne s'inscrivent pas à votre événement, vous pourrez peut-être récupérer quelques dons ou vendre des T-shirts. Si vous placez des affiches/panneaux dans un endroit très fréquenté quelques semaines avant l'événement, vous pouvez demander à certains des « habitués » qui fréquentent le lieu de s'inscrire. votre événement. Par conséquent, lors du choix d'un emplacement, cela ne fait pas de mal de sélectionner un endroit qui a déjà un peu de circulation piétonnière.