7 cosas que debes planificar antes de tu evento

Dependiendo del tipo y tamaño de su evento, es probable que necesite voluntarios para ayudar en el día del evento. Los voluntarios que dan su tiempo merecen ser apreciados, así que trátelos bien. Haz lo que puedas para facilitarles el trabajo y hacerles sentir cómodos. Sea siempre agradecido y agradezca siempre a sus voluntarios en persona. en el evento. No asuma que los voluntarios estarán allí para el evento como lo prometieron, no es raro que lo olviden. o que las circunstancias cambien. Por eso siempre es mejor tener más voluntarios que menos. Asegúrate de recuérdeles unos días o una semana antes del evento su compromiso y confirme su asistencia.

Proporcione a los voluntarios instrucciones claras y asegúrese de que comprendan su trabajo. Si alguien se ofrece como voluntario para horas, lo más probable es que necesiten un descanso en algún momento. Esté preparado para mover voluntarios para cubrirse si es necesario. Los eventos más pequeños pueden tener tan solo 2 o 3 voluntarios, mientras que los eventos más grandes requieren más. Áreas donde podría necesitar los voluntarios para ayudar son; bienvenida/saludo, registro, distribución de agua/bocadillos, venta de camisetas, primeros auxilios, guardias de cruce/oficiales de recorrido, entrenador/instructor de “precalentamiento”, administrador de dinero, fotógrafo/videógrafo y música/DJ/banda.

Si su evento peer to peer tiene una “hora de inicio” específica o incluso una hora de “apertura”, es probable que experimente una avalancha de personas que quieren registrarse en la mesa de registro al mismo tiempo. La clave para manejar Se deben preparar las inscripciones. Es una buena idea practicar algunos ensayos de “registro simulado” antes de Abra la mesa de registro solo para asegurarse de que sus voluntarios de registro tengan claro el procedimiento. no quieres estar resolviendo cosas o cometiendo errores en las prisas con una fila de personas esperando. Asegúrese de que las personas que están registrarse y/o registrarse los participantes están familiarizados y cómodos con el proceso.

MyEvent facilita su check-in/registro. Simplemente descargue la hoja de cálculo de todos los participantes registrados y imprimir o utilizar en línea. A medida que llegan los participantes, usted verifica que estén registrados en su hoja de cálculo y toma nota. que se han registrado/registrado. Si estás distribuyendo camisetas, muestras, cupones o obsequios, puedes Realice un seguimiento de eso también para cada participante en la hoja de cálculo cuando los entregue.

Haga una línea de salida/meta clara y visible. Esto se puede lograr con tiza, globos, cinta, pilotes, señalización, etc. Intentar que sea lo más visible posible. Decorar y mejorar su línea de “inicio” ayuda aumentar su visibilidad ante el público.

Asegúrese de tener agua disponible para sus participantes y voluntarios, especialmente si el clima es caliente. La deshidratación es una preocupación, especialmente entre los jóvenes y los ancianos. Lo ideal es que tengas agua. disponible cada 1,5 millas aproximadamente en su recorrido. Como mínimo, asegúrese de que haya una fuente de agua accesible. Considere usar un termo grande con vasos de papel en sus mesas.

Los refrigerios no son esenciales, sin embargo, cuanto más distancia/trabajo hagan sus participantes, necesitarán energía. Si posible, consiga que le donen algunas frutas y/u otros refrigerios saludables. Intente conseguir algunas barritas energéticas o empresas de bebidas energéticas. para donar muestras.

Dependiendo de la ubicación elegida, configurar su curso puede llevar mucho tiempo. Considere nombrar un voluntario será responsable de gestionar el curso, incluido; Línea de salida, guardias de cruce, señalización y recorrido. marcas, pilotes, tizas, mapas, etc. Si su recorrido es largo o complicado, considere distribuir un folleto con mapas a participantes.

Si aceptará efectivo o cheques para donaciones, tarifas de inscripción, camisetas o cualquier otra cosa, Es una buena idea designar a un voluntario para que retenga y vigile el dinero. Deberías tener una caja adecuada (preferiblemente con cerradura) donde podrás guardar todo tu dinero. Asegúrate de que todo el dinero aceptado quede registrado para que puedas equilibrar todo después. Las cosas pueden ponerse agitadas, así que manténgalo en un lugar seguro o con una persona donde esté seguro. En Además, es posible que alguien tenga que retener una gran cantidad de dinero hasta que pueda depositarse en un banco.

Aquí hay una lista rápida de elementos que puede necesitar para el día de su evento: