7 choses à planifier avant votre événement

Selon le type et la taille de votre événement, vous aurez probablement besoin de l'aide de bénévoles. jour de l'événement. Les bénévoles qui donnent de leur temps méritent d’être appréciés, alors traitez-les bien. Faites ce que vous pouvez pour faciliter leur travail et les rendre confortables. Soyez toujours reconnaissant et remerciez toujours vos bénévoles en personne à l'événement. Ne présumez pas que les bénévoles seront présents à l'événement comme promis, il n'est pas rare qu'ils oublient ou que les circonstances changent. Pour cette raison, il est toujours préférable d'avoir plus de bénévoles que moins. Assurez-vous de rappelez-leur leur engagement quelques jours ou une semaine avant l'événement et confirmez leur présence.

Fournissez aux bénévoles des instructions claires et assurez-vous qu’ils comprennent leur travail. Si quelqu'un se porte volontaire pour heures, ils auront probablement besoin d’une pause à un moment donné. Soyez prêt à déplacer les bénévoles pour vous couvrir si nécessaire. Les petits événements peuvent compter seulement 2 ou 3 bénévoles, tandis que les événements plus importants en nécessitent plus. Domaines où vous pourriez avoir besoin les volontaires pour l'aide sont ; accueil, inscription, distribution d'eau/collations, vente de t-shirts, premiers secours, brigadiers scolaires/officiels de cours, formateur/instructeur « d'échauffement », gestionnaire de fonds, photographe/vidéaste et musique/DJ/groupe.

Si votre événement peer to peer a une « heure de début » spécifiée ou même une heure « d'ouverture », vous faites l'expérience d'une ruée de personnes qui souhaitent toutes s'enregistrer à la table d'inscription en même temps. La clé de la manipulation les inscriptions sont à préparer. C'est une bonne idée de pratiquer quelques « simulations d'enregistrement » avant de ouvrez la table d'inscription juste pour vous assurer que vos bénévoles d'inscription comprennent clairement la procédure. Tu ne veux pas être en train de comprendre des choses ou de faire des erreurs dans la précipitation avec une file de personnes qui attendent. Assurez-vous que les personnes qui sont les participants qui s'inscrivent et/ou s'enregistrent sont familiers et à l'aise avec le processus.

MyEvent facilite votre enregistrement/inscription. Téléchargez simplement la feuille de calcul de tous les participants inscrits et imprimer ou utiliser en ligne. À l'arrivée des participants, vous vérifiez qu'ils sont inscrits sur votre feuille de calcul et prenez note qu'ils se sont enregistrés/inscrits. Si vous distribuez des T-shirts, des échantillons, des coupons ou des cadeaux, vous pouvez suivez-le également pour chaque participant sur la feuille de calcul lorsque vous les distribuez.

Créez une ligne de départ/arrivée claire et visible. Cela peut être accompli avec de la craie, des ballons, du ruban, pilons, signalisation, etc. Essayez de le rendre le plus visible possible. Décorer et embellir votre ligne « départ » aide augmentez votre visibilité auprès du public.

Assurez-vous d'avoir de l'eau à disposition pour vos participants et bénévoles, surtout si la météo est clémente. chaud. La déshydratation est une préoccupation, particulièrement chez les jeunes et les personnes âgées. Idéalement, vous devriez avoir de l'eau disponible tous les 1,5 miles environ sur votre parcours. Au minimum, assurez-vous qu’une fontaine d’eau soit accessible. Pensez à utiliser un grand thermos avec des gobelets en papier à vos tables.

Les collations ne sont pas essentielles, mais plus vos participants effectuent de distance/de travail, plus ils auront besoin d'énergie. Si Dans la mesure du possible, faites don de fruits et/ou d'autres collations saines. Essayez de vous procurer des barres énergétiques ou des sociétés de boissons énergisantes pour donner des échantillons.

En fonction du lieu choisi, la mise en place de votre cours peut prendre du temps. Pensez à nommer un bénévole responsable de la gestion du cours, notamment : ligne de départ, brigadiers scolaires, signalisation et parcours marquages, pilons, craie, cartes, etc. Si votre parcours est long ou compliqué, pensez à distribuer une carte aux participants.

Si vous acceptez des espèces ou des chèques pour des dons, des frais d'inscription, des t-shirts ou toute autre chose, c'est une bonne idée de nommer un volontaire pour conserver et surveiller l'argent. Vous devriez avoir une boîte appropriée (de préférence avec serrure) où vous pourrez stocker tout votre argent. Assurez-vous que tout l'argent accepté est enregistré afin que vous puissiez équilibrer tout après. Les choses peuvent devenir mouvementées, alors conservez-le dans un endroit sûr ou chez une personne où il sera en sécurité. Dans De plus, quelqu’un peut devoir détenir une grosse somme d’argent jusqu’à ce qu’elle puisse être déposée dans une banque.

Voici une liste rapide des articles dont vous pourriez avoir besoin pour le jour de votre événement :